لائحة تنظيم إجراءات العينات
لغايـات تنظيـم
وتبسـيط إجـراءات العينات، ولكي تتمكن دائرة
اللوازم العامة من استكمال إجراءات الشراء
بالسرعة الممكنة، وفي ضوء التنوع في طبيعة
وحجم العينات، أرجو التقيد بالإجـراءات
التاليـة :-
1)
تقسم العطاءات التي ترد
للدائرة إلى ثلاث مجموعات :-
أ- مجموعة لا يمكن
الدراسة إلا بوجود عينة ولا بد أن تكون العينة
مقدمة قبل آخر موعد لتقديم العروض.
ب- مجموعة يمكن الدراسة
بدون عينة وقد تحتاج اللجنة الفنية أثناء
الدراسة إلى عينة ويمكن طلبها بعد فتح العروض.
ج- مجموعة لا تحتاج إلى
عينة.
2)
عند ورود طلب الشراء يجب أن
يقوم القسم المختص بالتعاون والتنسيق مع الجهة
الطالبة بتحديد المجموعة التي يعود إليها
العطاء وعلى ضوء ذلك يتم وضع بند في الشروط
الخاصة المرفقة بدعوة العطاء وكما يلي :-
أ-
إذا كان العطاء ضمن المجموعة
(أ) فيذكر شرط بضرورة تقديم العينات مع العروض
أو قبل آخر موعد لتقديم العروض ولن تقبل أي
عينة ترد بعد موعد تقديم العروض ويحق للجنة
العطاءات استبعاد أي عرض غير متقيد بذلك.
ب-
إذا كان العطاء من المجموعة
(ب) فيذكر بدعوة العطاء بأن العينات تقدم عند
الطلب ويتم تحديد الفترة الزمنية لذلك من قبل
لجنة العطاءات.
ج- إذا كان العطاء ضمن
المجموعة (ج) فلا يتم طلب تقديم العينات
للعطاء.
3)
بالنسبة للمجموعة (أ) يتم ضبط
استلام العينات وحفظها والتصرف بها وفقاً لما
يلي :-
أ- يجب أن يشير المناقص
بعرضه إلى العينات المقدمة.
ب- يقوم المناقص بتسليم
العينات بموجب كتاب رسمي يبين فيه العينات
المقدمة وعددها.
ج- يتم استلام العينات
الواردة وتوقيعها من قبل لجنة مشكلة من أمين
المستودع ومساعده وضابط الشراء المختص.
د- يتم تنظيم سجل أصولي
في المستودع يوضح فيه اسم المناقص ووصف عن
العينة وعدد العينات وأية معلومات أخرى ويتم
تنظيم سجلات فرعية في أقسام الشراء تتطابق مع
السجل الرئيسي.
هـ- يجب استلام وتسليم
العينات بشكل رسمي ومقابل التوقيع سواء كان
ذلك بين الدائرة والمناقص أو بين الدائرة
والدوائر المستفيدة أو بين مستودع العينات
الرئيسي وأقسام الشراء0
و- ترد العينات المقدمة
من المناقصين غير الفائزين عند طلبها خطياً
خلال أسبوعين من تاريخ الإحالة القطعية، ولا
تكون دائرة اللوازم العامة أو الدائرة
المستفيدة مسؤولة عن فقدها أو تلفها بعد هذا
الموعد، وفي جميع الأحوال يفقد المناقص الحق
في المطالبة بهذه العينات إذا لم يطالب بها
خطياً خلال شهرين من الإحالة القطعية، وتدخل
في قيود الدائرة حسب الأصول، إلا إذا قدمت
أسباب خطية مقنعة فيجوز أن ترد بقرار من
المدير العام خلال مدة أقصاها ثلاثة أشهر من
تاريخ إدخالها القيود، ويذكر القرار أعيدت
بموجبه في سجلات اللوازم الرسمية قبل إخراجها.
ز- تحفظ العينات التي
تعتمد عند الإحالة في المكان المعد الذي تحدده
الدائرة التي أحالت العطاء، بعد ختمها بخاتم
الدائرة، والتوقيع عليها من قبل لجنة
العطاءات، وذلك لمقارنتها باللوازم الموردة
عند الاستلام.
ح- ترد عينات المتعهدين
الذين تمت الإحالة عليهم بعد استلام اللوازم
الموردة مطابقة لشروط قرار الإحالة، وورود
كتاب من الدائرة المستفيدة تطلب من الجهة
المختصة إعادتها، إلا إذا ورد خلاف ذلك في
قرار الإحالة.
ط- العينات غير المحالة
والتي لا يمكن الاستفادة منها يتم إتلافها
أصولياً بعد التحقق من عدم الحاجة لها وعدم
مطالبة المناقص لها0
4)
يبدأ العمل بهذه التعليمات
اعتباراً من 1/1/2004م.
الدكتور محمد أبو
حمور
وزيـر الماليـة / اللـوازم
