منهجية تحليل ودراسة وتقويم العروض
المقترحة للعطاءات
مهام وواجبات الخبراء والفنيين (اللجان
الفنية) الذين يدرسون العروض المقدمة
للعطاءات
تقوم دائرة اللوازم
العامة بشراء اللوازم نيابة عن الدوائر
الحكومية، ونظراً لإختلاف اللوازم التي
يتم شراؤها، ولإختلاف مواصفاتها تبعاً
لذلك فقد نصت المادة(16) من نظام اللوازم
رقم(37) لسنة 1978 على ما يلي :-
" للجنة العطاءات المركزية الإستعانة
بالخبراء والفنيين للإفادة من خبراتهم في
أي موضوع مطروح عليها، وعلى جميع الدوائر
التعاون الكامل مع اللجنة في ذلك، ... إلخ
" .
ولما كان عمل هؤلاء الخبراء
والفنيين(اللجان الفنية) ذو أهمية كبيرة
في دراسة العطاءات وسرعة إنجازها لتأمين
إحتياجات الدوائر فقد كان لا بد من تحديد
مهامهم وواجباتهم وهي كما يلي :-
1. دراسة وتحليل مواصفات وشروط دعوة
العطاء .
2. المشاركة في تفريغ وتدوين مفردات
المواصفات الفنية والشروط المطلوبة بدعوة
العطاء على جداول المقارنة المعتمدة لتكون
المعيار الذي على أساسه تتم مقارنة العروض
.
3. التأكد من عدد العروض المقدمة وأسماء
مقدميها بمقارنتها مع محضر فتح عروض
العطاء .
4. المشاركة بتفريغ المواصفات الفنية
والشروط الواردة في كل عرض على جداول
المقارنة .
5. مقارنة مواصفات وشروط العروض المقدمة
مع مواصفات وشروط دعوة العطاء لكل مادة
وبيان مدى مطابقة كل عرض للمواصفات
والشروط المطلوبة .
6. ذكر المخالفات الواردة في كل عرض على
جداول المقارنة .
7. دراسة العروض غير المخالفة للوصول إلى
العرض الذي سيتم التوصية بالإحالة عليه،
وذكر أسباب تجاوز أي عرض، وذكر أسباب
التوصية بالإحالة .
8. توقيع أعضاء اللجنة إزاء سبب الإحالة
المدون على جداول المقارنة .
9. إعداد تقرير فني مستمد من جداول
المقارنة بحيث يتضمن ما يلي :-
أ. الإشارة إلى كتاب تشكيل اللجنة
الفنية .
ب. أسماء أعضاء اللجنة الفنية المشاركين
بدراسة العطاء ودوائرهم .
جـ. أسماء المناقصين المشاركين بالعطاء .
د. أسماء المناقصين المتقدمين بعروض
مخالفة للمواصفات والشروط وذكر مخالفات كل
مناقص .
هـ. أسمـاء المناقصين المتقدمين بعروض
مطابقة لمواصفات وشروط دعوة العطاء، وبيان
أسعارهم مرتبة حسب أقل الأسعار .
و. البدء بتحليل العرض الأقل سعراً ،
وفي حالة تجاوزه تذكر أسباب كافية ومبررة
لذلك .
ز. تقديم توصية بالإحالة في ضوء الدراسة
والتحليل .
ح. التأشير على المواصفات الفنية الواردة
بعرض المناقص التي تمت التوصية بالإحالة
وفقاً لها وعلى البيانات الفنية في
الكتالوجات المؤيدة للإحالة وتوقيعها .
ط. توقيع التقرير الفني من كافة أعضاء
اللجنة الفنية مع ذكر التاريخ .
ي. تعبئة جداول خلاصة التوصية حسب الأصول
.
ك. عند مخالفة أي عضو للتوصية الفنية،
يذكر ذلك خطياً على التقرير ويعزز رأيه
وتوصيته بتقرير منفصل مبينا أسباب
المخالفة وأسباب توصيته المنفردة
ومبرراتها .
10. على الخبراء والفنيين (اللجان
الفنية) مراعاة ما يلي :-
أ. تتم الدراسة من قبل الأشخاص المكلفين
بها رسمياً .
ب. تتم دراسة العطاءات من قبل اللجان
الفنية في مبنى دائرة اللوازم العامة ولا
يسمح بإخراج أية وثيقة خارج الدائرة أو
نقل أية معلومة عن العطاءات لأية جهة كانت
إلا بموافقة المدير العام .
جـ. تتقيد اللجان الفنية بمواعيد
الإجتماعات المحددة من قبل دائرة اللوازم
العامة على أن تستمر الدراسة بشكل تفرغ
تام حتى إنجاز العمل .
د. عدم الإتصال بأي مناقص أو طلب أية
معلومة إلا بموافقة رئيس لجنة العطاءات
المركزية .
هـ. يعبأ النموذج الخاص بجلسات الدراسة
الفنية من قبل ممثل دائرة اللوازم العامة
ويوقع منه ومن رئيس القسم ويرسل نسخ منه
إلى الدوائر الممثلة عند الضرورة .
يعمل بهذه اللائحة إعتباراً
من 1/3/1993م .
وزيــر الماليـــة
باسل جردانه / اللوازم
