لائحة تنظيمية رقم (3) لسنة 1993م
منهجية دراسة إحتياجات الدوائر من أجهزة
الحاسوب وتوابعها وشرائها
تتضمن هذه اللائحة منهجية شراء أجهزة
الحاسوب وتوابعها لحوسبة أعمال الدوائر
الحكومية
لغايات تنظيم عمليات شراء أنظمة الحاسوب
ومكوناتها للدوائر المعنية بحوسبة
أعمالها، وفي ضوء التنوع في أجهزة الحاسوب
وتوابعها وتفاوت قدراتها نتيجة للتطور
التكنولوجي المستمر عليها ولتحقيق
الاستغلال الأمثل من شراء هذه الأجهزة
وتوابعها بما يحقق الغاية من الشراء بأقل
كلفة، وحتى تتمكن دائرة اللوازم العامة
من استكمال إجراءات الشراء بالسرعة
الممكنة فإن الأمر يتطلب من الدوائر
طالبة الشراء العمل على إعداد الدراسات
المتعلقة بهذا الموضع وفقا ً لمنهجية
واضحة وكاملة على أن تأخذ الخطوات التالية
بعين الإعتبار .
أولاً : خطوات إعداد الدراسات الأولية
الشاملة .
1. وصف عام للأنشطة التي تنفذها الجهة
الطالبة بالإسلوب اليدوي .
2. تحديد حجم المعلومات المتداولة في
الوحدات المختلفة وإسلوب التعامل معها
وعمليات تدفق المعلومات ومسارها لخدمة
الأنشطة المختلفة .
3. تحديد وشرح عام للأنظمة التطبيقية
الجديدة المطلوبة مع الأخذ بعين الإعتبار
تحديد مسؤولية تحويل معلومات الأنظمة
الحالية الآلية إن وجدت .
4. تحديد الأولويات التي يجب إتباعها في
تطبيق أنظمة الكمبيوتر .
5. بيان أجهزة الحاسوب وتوابعها المتوفرة
لدى الجهة الطالبة إن وجدت وبيان مدى
إمكانية الإستفادة منها لتطبيق أنظمة
الكمبيوتر المطلوبة .
6.
تقدير الإحتياجات من أجهزة الحاسوب
وتوابعه المطلوبة وتحديد هيكلية الحوسبـة
(Hardware
Configuration)
والبدائـل الممكنة وإقتصادياتها ويتم ذلك
من خلال مـا يلـي: .
أ. تحديد مواصفات فنية واضحة وعامة
لأجهزة الحاسوب وتوابعها المطلوبة مع
الأخذ بعين الإعتبار التوسع المستقبلي
والربط بين الأجهزة المختلفة حسب المواقع
المراد تنفيذ العمل بها .
ب. تحديد إدارة قواعد البيانات المناسبة
وأية برمجيات تطويرية أخرى، ونظام التشغيل
المناسـب بمواصفات فنية عامة وواضحة ولا
يعني ذلك تحديد نوع قاعدة البيانات
المطلوبة أو نوع نظام التشغيل وذلك لتحقيق
مبدأ المنافسة بين المناقصين .
7. تحديد الإحتياجات الأخرى كالموقع
والأجهزة المساعدة مع ملاحظة أن عطاءات
الأجهزة وتوابعها تطرح بشكل منفصل عن
عطاءات تجهيز الموقع والأجهزة المساعدة .
8. تحديد الأجهزة الإحتياطية إذا لزم
الأمر .
9. تحديد الكادر الفني المتخصص للقيام
بالعمل ووضع خطة تدريب لجهاز الدائرة
الطالبة .
10. تحديد المراحل الزمنية المقدرة
لتنفيذ العمل .
11. تقدير الكلفة الأولية لكل مرحلة
والكلفة الإجمالية للمشروع وكلفة كل عطاء
ينبثق عن هذه الدراسة .
ثانياً :- المخصصات .
يتم رصد المخصصات اللازمة من قبل دائرة
الموازنة العامة في ضوء الدراسات المقدمة
من الدوائر الطالبة .
ثالثاً: -
تحديد ما يجب شراؤه .
في ضوء نتائج الدراسة السابقة الذكر توضح
الجهة الطالبة ما يجب شراؤه مما يلي:-
1. أجهزة وبرمجيات أساسية .
2. أو أجهزة وبرمجيات أساسية وإدارة
قواعد البيانات .
3. أو برامج تطبيقية .
وذلك ليتم طرح العطاءات اللازمة بصورة
عطاءات مستقلة .
رابعاً :- تنفيذ خطة الشراء .
1. تقوم الدائرة الطالبة بإعداد وثائق
دعوة عطاء أو أكثر حسب الحاجة ووفقاً لما
يلي :-
أ. إعداد مواصفات فنية عامة وواضحـة
متضمنة معايير قابلة للقياس والمقارنة
للأجهزة المطلوبة وتوابعها (البرامج
الأساسية وإدارة قواعد البيانات أو الشروط
الخاصة بها .
ب. إعداد مواصفات فنية تفصيلية عامة
وواضحة للبرامج التطبيقية والشروط الخاصة
بها بشكل يمكن من المقارنة بين عروض
المتنافسين .
2. ترسل الدائرة الطالبة إلى دائرة
اللوازم العامة طلب الشراء مرفقاً به ما
يلي:-
أ. وثائق دعوة العطاء/العطاءات كما ورد
في البند(1) أعلاه .
ب.إثبات أن الدراسة الأولية قد تم إعدادها
.
ج.مستندات إلتزام مالية مصدقة حسب الأصول
.
د. أية وثائق أخرى ضرورية لإستكمال
عملية الشراء .
3. تقوم دائرة اللوازم العامة بمراجعة
المواصفات والشروط الخاصة المرفقة بطلب
الشراء، ولها أن تستعين بالمختصين
للإستئناس بالرأي، وإذا استدعت الضـرورة
إجراء توضيح أو تعديل طفيف للمواصفات
والشروط الخاصة يتم إشعار الدائرة الطالبة
بذلك لإرسال مندوبيها من الفنيين لإجراء
التوضيح أو التعديل اللازم، وإذا تبين
وجود نقص جوهري في المواصفات والشروط
الخاصة فسيتـم إعادتها بكتاب خطي للدائرة
المعنية لتعديلها يصار بعد ذلك إلى
إعتمادها بالصيغة النهائية تمهيداً لطرحها
بعطاء .
4. تستكمل إجراءات الشراء، وفقاً لأحكام
نظام اللوازم والتعليمات الصادرة بموجبه .
يعمل بهذه
اللائحة إعتباراً من 1/3/1993م .
وزيــر الماليــة
باسل جردانه / اللوازم
