تنظيم العلاقة بين دائرة اللوازم العامة
من جانب
وبين الوزارات والدوائر والمؤسسات
الحكومية من جانب أخر
نظراً لتعدد حاجات ومتطلبات
الوزارات والدوائر الحكومية من اللوازم
المختلفة لتحسين سير العمل وضمان
إستمراريته، ولما كان من أهم واجبات دائرة
اللوازم العامة شراء هذه اللوازم نيابة عن
الوزارات والدوائر الحكومية والمؤسسات
العامة وفق نظام اللوازم والتعليمات
الصادرة بموجبه، وحتى تقوم هذه الدائرة
بتنفيذ المهام الموكولة إليها في الوقت
المناسب فإنه يتوجب على الوزارات والدوائر
والمؤسسات الحكومية إتباع الإجراءات
التالية:-
1) تحديد وحصر المخصصات المرصودة لغاية
الشراء سواء كانت من الموازنات أو من
مخصصات الأمانات أو المشاريع أو أي مصدر
أخر التي ستنفذ من خلال دائرة اللوازم
العامة وذلك بعد إكتساب الموازنة العامة
أو موازنات الدوائر المستقلة الصفة
القانونية .
2)
تحديد كافة المخصصات التي سيتم تنفيذها من
قبل دائرة اللوازم العامة وتبويب هذه
المخصصات حسب مواد وبنود موازنة تلك
الدائرة أو الحسابات الوسيطة الأخرى
(الأمانات، المشاريع، المنح ... إلخ) .
3) إعداد كشف باللوازم المراد شراؤها
وتبويبها حسب أنواعها، وترسل اللوازم
المتشابهة بطلب شراء واحد .
4) إعداد المواصفات العامة الدقيقة
والواضحة والكاملة للوازم المطلوبة، دون
الإشارة إلى علامة تجارية أو ماركة أو رقم
تجاري أو أية معلومة تجعل من هذه
المواصفات محصورة في مصدر واحد، ويمكن
الإستعانة بدائرة اللوازم العامة للمساعدة
بوضع المواصفات .
5) التأكد من الحاجة الفعلية للشراء
وإرسال طلبات الشراء على النماذج المعدة
لهذه الغاية لدائرة اللوازم العامة خلال
الأشهر الأربعة الأولى من السنة المالية
ويعزز كل طلب شراء بما يلي:-
أ. مستند إلتزام مالي مصدق حسب الأصول
بكامل القيمة المقدرة، أو موافقة رئيس
الوزراء على الشراء أو موافقة وزير
المالية /الموازنة العامة وحسب مقتضى
الحال .
ب. مواصفات عامة وواضحة للوازم المطلوبة
تتضمن ما يلي:-
1. تقرير فني مختصر يفيد بأن المواصفات
المقدمة عامة وتصلح لطرحها بعطاء ، وفي
حالة عدم إمكانية الحصول على اللوازم إلا
من مصدر واحد، يذكر ذلك صراحة في طلب
الشراء ويكتب عنوان المصدر المورد بشكل
دقيق وواضح مع ذكر إسم الوكيل المحلي .
2. إعتماد هذه المواصفات بتصديقها من
أمين عام الدائرة الطالبة أو من ينيبه
خطياً .
جـ. أية موافقات/إستثناءات من بلاغات
الرئاسة الجليلة أو الجهات الرسمية الأخرى
الضرورية لإستكمال عملية الشراء .
د. تسمية الفنيين للمشاركة في الدراسة
الفنية عند الضرورة .
6) إرسال طلبات الشراء ومعززاتها
المذكورة في البند(5) بكتاب/بكتب رسمية
إلى دائرة اللوازم العامة ويفضل أن يتم
التسليم باليد مقابل التوقيع إشعاراً
بالإستلام .
7) تراجع دائرة اللوازم العامة طلب
الشراء ومعززاته، ويعاد طلب الشراء
لمصـدره في حالة نقص معززاته المطلوبة
بشكل لا يمكن من المباشرة في عملية الشراء
.
8) تقوم دائرة اللوازم العامة بتبويب
طلبات الشراء المتشابهة تماما ويتم طرحها
بعطاء واحد .
9) عدم شراء أية لوازم تعلن دائرة
اللوازم العامة عن نيتها لشرائها بعطاءات
دورية/مشتركة مهما كانت قيمتها ويتم
التنسيق بين دائرة اللوازم العامة
والوزارات والدوائر الأخرى للحصول عليها
سواء كان ذلك مجاناً أو بالمقابل وحسب
الحال .
10) التعاون مع دائرة اللوازم العامة
بتسهيل مهمة الفنيين والخبراء الذين
يسميهم أو يطلب تسميتهم مدير عام دائرة
اللوازم العامة وإعطائهم الوقت الكافي
لإنجاز الأعمال الموكولة إليهم .
11) متابعة قرارات الإحالة وأوامر الشراء
الصادرة عن دائرة اللوازم العامة وتزويدها
بالوثائق الأصولية التي تثبت تنفيذ القرار
وأمر الشراء (محضر الإستلام، مستند
الإدخال، أي كتاب يثبت تنفيذ الخدمة)
ليصار إلى أنها إلتزامات المتعهد وإغلاق
ملف العطاء .
12) الطلب من دائـرة اللوزام العامة دون
تأخير تطبيق أحكام نظام اللوازم وقرار
الإحالة بحق المتعهد المقصر .
13) متابعـة قرارات الإحالة وأوامر
الشراء التي تكون فيها مدة التسليم في
السنة القادمة لإعادة رصد المخصصات
اللازمة لها .
14) إرسال أخر طلبات الشراء التي تظهر
الحاجة إليها متأخرة قبل مطلع شهر تشرين
أول من كل عام ولا يقبل أي طلب شراء ، يرد
بعد هذا الموعد إلا في الحالات الطارئة
والمبررة التي يقبلها مدير عام دائرة
اللوازم العامة، ويستثنى من ذلك الشراء
على حساب مخصصات السنة القادمة بعد الحصول
على الموافقات اللازمة حسب النظام .
15) رفض أية لوازم مخالفة لمواصفات وشروط
قرار الإحالة، والطلب من المتعهد سحبها
خلال(48) ساعة وتوريد لوازم مطابقة، وفي
الحالات التي ترى الدائرة الطالبة أن من
مصلحتها إستلام هذه اللوازم فيتم التنسيب
إلى دائرة اللوازم العامة بقبول اللوازم
وحسب ما تراه وتقرره لجنة العطاءات
المركزية .
16) يتم صرف مستحقات المتعهدين وفقاً
لمضمون قرار الإحالة وأمر الشراء .
17) تقـدم كفـالات الدخول وحسن التنفيذ
والصيانة وكذلك الضمانة من سوء المصنعية
باسم دائرة اللوازم العامة وتحفظ لديها .
18) ترسـل طلبات الشراء الخاصة بالعقود
الدورية السنوية إلى دائرة اللوازم العامة
قبل إنتهاء مدة العقد بثلاثة أشهر على
الأقل .
19) تعين كل دائرة ضابط إرتباط لمتابعة
إنجاز عمليات الشراء الخاصة بتلك الدائرة
لدى دائرة اللوازم العامة وإستكمال أية
متطلبات من شأنها إنجاز العمل دون تأخير .
يعمل بهذه اللائحة إعتبارا
من 1/3/1993م
باسـل جردانـه
وزير المالية / اللوازم
