1. إعلان العطاءات 

1.  يعلن المدير العام المدير العام أو الأمين العام عن طرح العطاءات بأرقام متسلسلة سنوية بما لا يقل عن ثلاث صحف محلية في أكثر من يوم ، وبوسائل الإعلان التي يراها مناسبة .

2.  يجب أن يشتمل الإعلان عن العطاءات إيضاحاً عن رقم العطاء ، ونوع اللوازم ، وآخر موعد لبيع دعوة العطاء ، وآخر موعد لتقديم العروض ، وثمن دعوة العطاء وأي أمور أخرى يرى الأمين العام أو المدير العام ضرورة الإعلان عنها .

3.  للمدير العام أو الأمين العام بناء على طلب أكثر من مناقص أو لضرورة يراها ، أن يمدد موعد تقديم العروض لفترة زمنية مناسبة ، إذا اقتنع بجدية الطلب ، ويتم الإعلان عن ذلك بنفس وسائل الإعلان التي سبق وأعلن عن العطاء من خلالها .

4.     يعلن المدير العام أو الأمين العام عن العطاء الذي تقرر إعادة طرحه .

5.     يتم تجهيز الإعلان من خلال سكرتير لجنة العطاءات المركزية في الدائرة .

عودة الى أعلى الصفحة

بيع العطاءات :-

 1.     يتم بيع العطاءات عن طريق قسم المحاسبة في الدائرة .

2.  يقدم المناقص الذي يرغب بشراء دعوة العطاء نسخة مصدقة عن رخصة مهن سارية المفعول تخوله صناعة أو بيع أو توريد اللوازم المطلوبة أو الإتجار بها ، والسجل التجاري الذي يبين كافة الشروط التي تطلبها وزارة الصناعة والتجارة للتسجيل في السجل التجاري ، ويجوز للموظف المختص أن يطلب ذلك عند بيع أي دعوة عطاء أو أن يطلبها مرة أو أكثر في السنة الواحدة .

3.  على المناقص الذي يشارك للمرة الأولى في عطاءات الدائرة إرفاق صورة مصدقة عن رخصة المهن والسجل التجاري مع عرضه .

4.  يدفع المناقص ثمن دعوة العطاء المقرر (غير مسترد) مقابل وصول مقبوضات حسب الأصول ، ويتسلم كافة وثائق دعوة العطاء ومرفقاتها .

عودة الى أعلى الصفحة

استقبال الملاحظات أو الإعتراضات على المواصفات أو الشروط :-

 1.  إذا اعترض المناقص على أي من الشروط الواردة في دعوة العطاء أو كان لديه أي استفسار بخصوص دعوة العطاء ، يقوم بتوجيه كتاب رسمي يورد إلى قسم الديوان في الدائرة ومن ثم يحول إلى قسم المختص بذلك العطاء .

عودة الى أعلى الصفحة

استقبال العروض :

        1.  يعد المناقص عرضه وأسعاره على الجداول والنماذج المرفقة بدعوة العطاء ويختم ويوقع  كافة الوثائق ويقدمها ضمن العرض كاملة ، ويحق له أن يضيف ما يراه مناسباً لتوضيح عرضه إضافة إلى كتابة عنوانه كاملاً وواضح لترسل إليه المكاتبات المتعلقة بالعطاء .

2.  يعد العرض على نسختين متطابقتين (الأصل ونسخة عنها) كتابة أو طباعة خالية من المحو أو التعديل أو الكشط وإذا اقتضت الظروف ذلك عليه أن يوقع بالحبر الأحمر بجانب الكشط أو التعديل .

3.  على المناقص كتابة سعره بالأرقام والحروف وعليه كذلك كتابة السعر الإفرادي للوحدة ولمجموع الوحدات لكل مادة والسعر الإجمالي للعرض .

4.     يقدم المناقص مع عرضه تأمين الدخول في العطاء في مغلف واحد مغلق بإحكام إلا إذا طلب في دعوة العطاء غير ذلك ، ويكتب على المغلف إسم الدائرة التي طرحت العطاء وعنوانها وإسم المناقص كاملاً ورقم العطاء .

5.     يودع العرض من قبل المناقص في صندوق العطاءات لدى الدائرة التي طرحت العطاء قبل انتهاء المدة المحددة لذلك .

6.  لا تقبل العروض التي ترد للدائرة مباشرة برقياً أو بالفاكس أو التلكس أو الهاتف أو أي طريقة أخرى إلا إذا ورد بدعوة العطاء نص صريح بخلاف ذلك .

7.     لا تقبل العروض الموقعة وغير المختومة حسب الأصول أو التي ترد ناقصة أو غامضة .

8.     يلتزم المناقص أن يبقى عرضه ساري المفعول .

9.     تقبل العروض لكامل الكميات أو لبعضها أو لمادة واحدة إلا إذا اشترطت دعوة العطاء غير ذلك .

عودة الى أعلى الصفحة

تأمينات الدخول:-

 1.     على المناقص أن يرفق بعرضه أن يرفق بعرضه تأميناً مالياً على شكل كفالة بنكية أو شيك مصدق صادر عن أحد البنوك أو المؤسسات المالية المرخصة والعاملة في المملكة لحساب المدير العام أو الأمين العام بالإضافة لوظيفته وبقيمة لا تقل عن (3%) من قيمة اللوازم الواردة في عرضه أو القيمة المحددة بدعوة العطاء وأن يكون صالحاً لمدة (      ) يوم من تاريخ آخر موعد لتقديم العروض إلا إذا ورد خلاف ذلك بدعوة العطاء .

2.     أ -      تعاد تأمينات الدخول إلى مقدميها في حالة :-

1-     الذين لم تجر الإحالة عليهم بعد اكتساب قرار الإحالة الدرجة القطعية .

2-     الذين انتهت مدرة سريان عروضهم ولم يرغبوا بتمديدها بناء على طلبهم الخطي .

3-     الذين جرت الإحالة عليهم بعد تقديم تأمين حُسن التنفيذ .

ب‌- إذا استنكف المناقص عن الإلتزام بعرضه أو لم يقم بإتمام المتطلبات اللازمة للتعاقد وتوقيع أمر الشراء أو ما يقوم مقامه خلال المدة التي يحددها المدير العام أو الأمين العام أو من يفوضه ، تصادر لجنة العطاءات قيمة تأمين الدخول إيراداً للخزينة .

عودة الى أعلى الصفحة

 

استقبال العينات :

 1.  يقدم المناقص مع عرضه العينات المطلوبة في دعوة العطاء ويتم وضع العينة في مستودع العينات في الدائرة أو القسم المختص .

2.     يوضع على العينة لاصق يحمل رقم العطاء وإسم المناقص وتاريخ تقديم العينة .

عودة الى أعلى الصفحة

 

فتح العروض : 

1.  تفتح العروض من قبل لجنة العطاءات كاملة أو بأكثرية أعضائها بصورة علنية ويوقع كل عرض من قبلها وللجنة قراءة الأسعار الإجمالية لكل عرض ويجوز لكل مناقص أو لممثله حضور فتح العروض .

2.  ينظم جدول (محضر فتح العروض) من قبل سكرتير لجنة العطاءات يسجل فيه أسماء المناقصين المشاركين في العطاء بأرقام متسلسلة وقيمة تأمين الدخول ونوعه لكل عرض وأي معلومات أخرى يراها رئيس اللجنة ويوقع من قبل أعضاء اللجنة بعد فتح جميع العروض مباشرة .

3.     لا تقبل العروض أو أي تعديلات عليها ترد بعد التاريخ والموعد المحدد كآخر موعد لتقديم العروض .

4.  إذا وجدت لجنة العطاءات عند موعد فتح العروض أن عدد المناقصين يقل عن ثلاثة أو أقل من العدد الممثل فلها أن تقرر تمديد موعد تقديم العروض أو تحويل العطاء إلى الشراء بالإستدراج.

5.  يحق للجنة إذا اقتنعت بعدم جدوى التمديد أن تقوم بفتح العرض أو العروض الواردة إلى الصندوق وإجراء الدراسة والإحالة إذا وجدت الأسعار واللوازم المعروضة مناسبة .

عودة الى أعلى الصفحة

 

الدراسة الفنية :

   تحدد لجنة العطاءات او المدير العام الأشخاص أو الجهات الذين تتكون منهم اللجنة الفنية التي تقوم بدراسة العروض من النواحي الفنية والمالية والقانونية التي تتطلب ذلك ,وتقدم التوصية المناسبة للجنة العطاءات

   لا ينظر في اي عرض غير معزز بتأمين دخول العطاء .

   تتم دراسة العروض المقدمة للعطاء حسب تسلسلها في السعر وفقاً لما يلي.:

1.                 تدرس العروض من الناحية الفنية بحيث تحدد المعايير الفنية وفقاً لمواصفات اللوازم المطلوبة على جدول يعد لهذه الغاية , وتخضع كافة العروض لنفس المعايير من حيث التزام المناقص بعرضه بمواصفات وشروط دعوة العطاء.

2.                 تؤخذ بعين الإعتبار كفاءة المناقص من الناحيتين المالية ,والفنية ومقدرته على الوفاء بإلتزامات العطاء .

3.                 تبدأ الدراسة بالعرض الذي يقدم أرخص الأسعار ثم الذي يليه حتى تتم دراسة العروض المقدمة .

4.                 اذا توفرت في العرض كافة الشروط والمواصفات والجودة توصي اللجنة الفنية بالإحالة على مقدم أرخص الأسعار .

5.                 تتم مقارنة أسعار العروض للوازم المطلوبه في دعوة العطاء وذلك لتحديد مقدم أرخص المطابق ,على ان يتم استبعاد قيمة اي اضافات او قطع غيارغير مطلوب تسعيرها في دعوة العطاء ويحق للجنة العطاءات قبول الإضافات وقطع الغيار في العرض الفائز بالعطاء وبعد فوزه.

6.                 في حالة عدم توافر المتطلبات في العرض الذي يتضمن ارخص الأسعار تنتقل الدراسة الى العرض الذي يليه بالسعر, الى ان تصل الى العرض الذي تتوافر فيه المتطلبات للإحالة ,على ان تبين اسباب استبعاد العروض الأخص بشكل واضح .

7.                 عند عدم مطابقة كافة العروض أو وجود نقص فيها يجوز شراء اللوازم المعروضة التي تلبي احتياجات الدائرة المستفيدة , وتتوافر فيها الجودة وبأسعار مناسبة (أنسب العروض) .

8.                 يؤخذ بعين الإعتبار عند الدراسة استمرار توافر قطع الغيار او الصيانة وأي امور أخرى يتطلبها نظام اللوازم والتعليمات .

9.                 يراعى عند الدراسة السعر التفصيلي الممنوح للمنتجات المحلية .

عودة الى أعلى الصفحة

الإحالة المبدئية :-

 1.  يتم دراسة جميع العروض المقدمة لدعوة العطاء وبعد أخذ المطابق للمواصفات المطلوبة وأفضل الأسعار يتم الإحالة على المناقصين مبدئياً .

2.  على سكرتارية لجنة العطاءات أن تعلن أسماء الفائزين من المناقصين وذلك بوضعها على لوحة إعلانات خاصة ، أو بالطريقة التي يحددها المدير العام أو الأمين العام للإطلاع عليها لمدة أربعة أيام عمل للإعتراض عليها من قبل أي مناقص في العطاء ، على أنه يجوز للجنة العطاءات في الحالات الإستثنائية اختصار مدة الإعتراض إلى فترة لا تقل عن (48) ثمانٍ وأربعين ساعة .

عودة الى أعلى الصفحة
 

استقبال اعتراضات وملاحظات عن الإحالة المبدئية :-

 1.  يقوم قسم الديوان في الدائرة باستقبال ملاحظات واعتراضات المناقصين على الإحالة المبدئية ضمن الفترة الزمنية المحددة لقبول الإعتراضات ثم يقوم بتحويلها إلى القسم المختص .

2.     تقبل الإعتراضات التي ترد الى الدائرة ضمن الفترة الزمنية المحددة للإعتراضات ضمن الإحالة المبدئية.

3.     تنظر لجنة العطاءات في الإعتراضات المقدمة إليها وتصدر قراراتها بشأنها .

عودة الى أعلى الصفحة

الإحالة النهائية:-

 1.  يتولى المدير العام أو الأمين العام – بواسطة موظفي الدائرة- صياغة قرارات لجنة العطاءات وإعطاءها رقماً متسلسلاً سنوياً ، وبعد التصديق عليها تصاغ على شكل إتفاقيات (أوامر شراء) يوقع عليها الطرفان المتعاقدان ، وتوزع نسخ من الإتفاقيات (أوامر الشراء) والقرارات على الجهات المعنية للعمل على تنفيذها .

2.     ترسل نسخة من قرارات لجان العطاءات إلى دائرة اللوازم العامة/ السجل المركزي .

3.  تحتفظ لجنة العطاءات بحقها في إلغاء أي دعوة عطاء في أي وقت أو أي مرحلة دون بيان الأسباب ، ولها أن ترفض كل أو بعض العروض المقدمة إليها دون أن يكون لأي من المناقصين الحق في الرجوع إليها بأي خسارة أو ضرر ناشئ عن تقديم عرضه ، ولا يترتب على اللجنة أي التزامات مادية أو غير مادية مقابل ذلك .

عودة الى أعلى الصفحة

تأمينات حسن التنفيذ :-

 1.  يعتبر المناقص ملتزماً بتقديم تأمين حُسن التنفيذ للعطاء المحال عليه على شكل كفالة بنكية أو شيك مصدق صادر عن أحد البنوك أو المؤسسات المالية المرخصة والعاملة في المملكة بمبلغ لا يقـل عـن (10%) عشرة بالمائة من القيمة الإجمالية للوازم المحالة عليه أو من القيمة التي تقدرها لجنة العطاءات للقرارات غير محددة القيمة ، يقدمه قبل توقيعه على أمر الشراء (الإتفاقية) .

2.  لا يقبل تأمين واحد لأكثر من عطاء ، ويجوز قبول تأمين واحد للدخول بالعطاء وحُسن التنفيذ لنفس العطاء إذا تضمن التأمين نصاً صريحاً بذلك مع مراعاة كفاية قيمة التأمين .

3.  يلتزم المناقص بتقديم تأمين حُسن التنفيذ خلال المدة المحددة في كتاب تبليغ الإحالة الصادر عن الدائرة التي أحالت العطاء .

4.  تتابع الدائرة التي تطرح العطاءات صلاحية التأمينات والضمانات للعطاءات ، وتطلب تمديد مدة صلاحية تلك التأمينات والضمانات قبل أسبوعين على الأقل من تاريخ انتهاء مدة السريان للفترة التي تراها مناسبة ، أو تحجز قيمة التأمينات وتعيدها أمانات لدى وزارة المالية أو لدى الدائرة التي طرحت العطاء بإسم المدير العام أو الأمين العام بالإضافة لوظيفته حسب مقتضى الحال للتصرف به على أنه تأمين للعطاء أو قرار الإحالة .

 

عودة الى أعلى الصفحة

تأمينات الصيانة :

    يقدم تأمين الصيانة على شكل كفالة أو شيك مصدق صادر عن بنك أو مؤسسة مالية مرخصة وعاملة في المملكة ويعاد هذا التأمين إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة الإلتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ، وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق الأسعار .

عودة الى أعلى الصفحة

الإفراج عن تأمين حُسن التنفيذ :-

    يعاد تأمين حُسن التنفيذ إلى المتعهد بعد تنفيذه كافة شروط العقد بموجب طلب خطي بالإفراج عن التأمين من الدائرة المستفيدة وكذلك الوثائق الأصولية المرسلة منها إلى دائرة اللوازم العامة أو الدائرة التي طرحت العطاء (ضبط الإستلام ، مستند إدخالات أو شهادة تقديم الخدمة ) وتقديم تأمين الصيانة والضمانة من سوء المصنعية إذا تضمنتها شروط العقد .

عودة الى أعلى الصفحة

الإفراج عن تأمين الصيانة :-

    يعاد تأمين الصيانة إلى المتعهد بعد أن يقوم بكافة الإلتزامات المترتبة عليه بموجب كتاب خطي من الدائرة المستفيدة ، وإذا أخل المتعهد بتقديم الصيانة المطلوبة فيحق للجنة العطاءات مصادرة قيمة التأمين وإجراء الصيانة على حساب المتعهد وتحميله فروق الأسعار .

عودة الى أعلى الصفحة

ارجاع العينة :

ترد العينات المقدمة من المناقصين غير الفائزين عند طلبها خطياً خلال اسبوعين من تاريخ الإحالة القطعية ولا تكون دائرة اللوازم العامة او الدائرة المستفيدة مسؤولة عن فقدها أو تلفها بعد هذا الموعد , وفي جميع الأحوال يفقد المناقص الحق بالمطالبة بهذه العينات إذا لم يطالب بها خطياً خلال شهرين من الإحالة القطعية ,وتدخل في قيود الدائرة حسب الإصول , إلا إذا قدمت أسباب خطية مقنعة فيجوز فيجوز ان ترد بقرار من المدير العام أو الأمين العام خلال مدة أقصاها (3) أشهر من تاريخ ادخالها القيود ويذكر القرار الذي اعيدت بموجبه في سجلات اللوازم الرسمية قبل إخراجها.

عودة الى أعلى الصفحة

لفتح عملية شرائية في الدائرة بموجب طلب الشراء:-

 1.  يتسلم الديوان (الجهة المعنية) طلبات الشراء الواردة للدائرة وتسجيلها وفتح ملفين لها أحدهما للأصل والثاني للصورة ويتم تحويل ملف الأصل إلى قسم الشراء المختص في الدائرة ، ويحفظ الملف الآخر في الديوان (الجهة المعنية) .

2.  يقوم رئيس قسم الشراء المختص بتحويل الملف إلى أحد موظفي القسم (الموظف المختص) الذي بدوره يتولى مراجعة وثائق الملف من حيث وجود مستند التزام مالي مصدق أو إذن بالشراء صادر عن دائرة الموازنة العامة حسب الأصول، وكذلك عمومية المواصفات ودقتها ، والتأكد مــن اكتمــال متطلبات شراء اللوازم المطلوبة لجميع الوثائق لطرحها بعطاء ، ويقــوم بعد ذلك بإعداد وثائق دعوة العطاء وتحويلها إلى رئيسه المباشر .

3.  يقوم رئيس قسم الشراء بمراجعة متطلبات طرح العطاء وبعد التأكد من استكمالها يقوم بتحويل ملف العملية الشرائية إلى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) .

4.  يقوم قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) بمراجعة جميع الوثائق ويجهز دعوة العطاء بشكلها النهائي ، ويقترح تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء وآخر موعد لبيع دعوة العطاء وآخر موعد لتقديم العروض ضمن الأسس المعتمدة لذلك إلى الأمين العام .

عودة الى أعلى الصفحة

استقبال كتب ومخاطبات رسمية بأية لوازم فائضة أو راكدة لدى الوزارات والدوائر :-

 1.   يقوم أمين المستودع بإعلام الأمين العام من خلال التسلسل الإداري عن وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة أو راكدة ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم ، ويتم ذلك كل ستة أشهر ( نصف سنوي ) كمـا يتـم وفقـاً لاحكـام نظـام اللـوازم المعمـول بـه والتعليمات الصادرة بموجبه .

2.  .  يشكل الأمين العام لجنة فنية للكشف على تلك اللوازم ، وتحديد الصالح منها للإستعمال وغير الصالح بكشوفات منفصلة لكل مجموعة متماثلة ، وتقديم تقريراً مفصلاً بحالتها وترفع توصياتها للأمين العام عن حالتها فيما إذا كانت صالـحة للإستعمـال ، أو غير صالحة وقابلة للبيع ، أو غير صالحة وغير قابلة للبيع .

3.  يعلم الأمين العام دائرة اللوازم العامة عن اللوازم الصالحة للإستعمال أو الراكدة التي لا تحتاجها الدائرة المختصة لإتخاذ الإجراء المناسب بشأنها .

عودة الى أعلى الصفحة

تعميم اللوازم الراكدة والفائضة عن مختلف الوزارات والدوائر لإعادة توزيعها حسب الأصول :-

 1.  يتم التعميم عن اللوازم الخاصـة الفائضة عن الحاجة على الدوائر التي تستعملها وذلك لتحويلها إلى دائرة أخرى بحاجة إليهـا ، وإذا لم يكن هناك أي دائرة بحاجة لها يتـم الإعلان عنها وبيعها بالتنسيق مع دائرة اللوازم العامة .

عودة الى أعلى الصفحة

بيع اللوازم الفائضة أو الراكدة بمزاد علني بظرف مختوم أو مزايدة علنية :-

 1.     إذا اقتنع الأمين العام بناءً على تنسيب اللجنة الفنية بوجود لوازم غير صالحة للإستعمال ، يجب بيعها بواسطـة لجنـة ثلاثية من موظفي الدائرة المختصة يعينها الأمين العام بمشاركة مندوباً عن ديوان المحاسبة .

2.     تنظم الدائرة المختصة قوائم أصولية بأنواع اللوازم المراد بيعها حسب تماثلها وكمياتها ومواصفاتها ورقم صفحة سجل اللوازم المسجلة به واسم المادة والوحدة .

3.     تقوم لجنة البيع بتدقيق قوائم اللوازم المقرر بيعها من حيث النوع والعدد وتتأكد من دقة وشمولية المعلومات الموجودة فيها .

4.     تفصل اللجنة بمشاركة أمين المستودع اللوازم المراد بيعها عن اللوازم الأخرى التي في المستودع ، وعلى أن تكون في مكان خاص بها .

5.     تقوم لجنة البيع بتقدير قيمة اللوازم المراد بيعها ووضع الشروط اللازمة لعملية البيع وتحديد طريقة البيع بحيث تكون المزاودة بالظرف المغلف أو المزاودة العلنية .

6.     يعلن عن بيع اللوازم المراد بيعها في الصحف اليومية أو بأي وسيلة مناسبة يحددها الأمين العام ، وتحدد فترة كافية للكشف على اللوازم من قبل الراغبين بالشراء وتزويدهم بكشوفات اللوازم المراد بيعها ، ويحدد مكان اللوازم ، وآخر موعد لتقديم عروض المزاودة الخطية أو لإجراء المزاد العلني .

7.     يتم البيع بعد الحصول على العدد المناسب من المزاودين والسعر المقبول .

8.     في حال عدم تقدم عدد كاف للمزاودة أو كانت الأسعار غير مقبولة وحسب قناعة لجنة البيع تعاد المنافسة من خلال وسائل الإعلان المناسبة حسب ما تراه لجنة البيع .

9.     تقوم اللجنة بإعداد قرار البيع ويوقع من جميع الأعضاء ويصدق من الأمين العام .

10.  يتم قبض قيمة اللوازم المباعة بموجب وصول مقبوضات أصولي .

11.  تقوم لجنة البيع بمشاركة أمين المستودع الذي بعهدته اللوازم بتسليم اللوازم إلى المشتري مقابل توقيعه على مستند الإخراجات حسب الأصول ويثبت على مستند الإخراجات قرار البيع وتاريخه ورقم مستند وصول المقبوضات الذي تم قبض الثمن بموجبه .

12.  إذا اقتنع الأمين العام بعدم جدوى عرض اللوازم غير الصالحة للبيع أو أن نفقات بيعها تتجاوز الثمن الذي يمكن الحصول عليه يتم تكليف لجنة الإتلاف بإتلافها وشطبها بعـد تنظيم مستنـد إخراجات وفقاً لنظام اللوازم ، ويتم توقيعه من قبل أعضاء اللجنة وأمين المستودع ، ويذكر عليه قرار الإتلاف وتاريخه .

13.  يقوم أمين المستودع بتنزيل اللوازم المباعة أو المتلفة من سجل اللوازم ومن بطاقة الصنف بموجب مستند الإخراجات بناءً على الموافقة الواردة في البند رقم (15) أعلاه ، وترصد حسب الأصول .

14.  تزود الدائرة المختصة دائرة اللوازم العامة / السجل المركزي بنسخة عن أي قرار بيع أو قرار إتلاف وشطب لوازم .

عودة الى أعلى الصفحة

استقبال ضبوطات الإستلام ومستندات الإدخالات من مختلف الوزارات والدوائر للوازم التي تم شراؤها عن طريق الدائرة :-

 1.     أ.  في حالة قبول اللوازم واستلامها من قبل لجنة الاستلام يقوم أمين المستودع بتنظيم مستند إدخــالات بموجب ضبط الاستلام والفاتورة المقدمة من قبل المورد ووضع اللوازم وترتيبها حسب الأسس المعتمدة في التخزين .

ب.  في حالة رفض اللوازم يشعر أمين المستودع من خلال وحدة اللوازم المورد برفع اللوازم خلال المدة المحددة في نظام اللوازم وتوريد لوازم مطابقة ضمن مدة التوريد .

2.     تسجل اللوازم المستلمة في سجل اللوازم في المستودع الخاص بها حيث يذكر نوع اللوازم ومواصفاتها وكمياتها وأسعارها .

3.     تخزن اللوازم في الأماكن المخصصة لها في المستودع حسب الأسس المعتمدة في التخزين وتعليمات رقم (5) لسنة 1994م (تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون) .

4.     تسجل اللوازم في بطاقة الصنف المثبتة على كل رف والتي تبين اسم اللوازم المخزنة ورصيدها .

5.     تصرف اللوازم بموجب (مستند طلب صرف لوازم) موقع من رئيس الدائرة (الأمين العام) أو من يفوضه خطياً وتحدد بموجبه الأنواع والكميات المطلوب صرفها ، ويتم الصرف بموجب مستند إخرجات ، ويعزز بمستند إدخالات من الجهة المصروفة اللوازم لها إذا كانت مصروفه من مستودع إلى أخر أو من دائرة إلى أخرى ، وإذا كان صرف اللوازم للاستعمال ، مباشرة تسجل في سجل العهدة وتراقب إذا كانت غير مستهلكة وإذا كانت مستهلكة يثبت ذلك على مستند الإخراجات .

6.     تنـزل اللوازم المصروفة بموجب مستند الإخراجات من سجلات اللوازم وبطاقات الصنف ويتم إعادة ترصيدها ومطابقتها مع الموجود الفعلي .

عودة الى أعلى الصفحة

 اليـــة استلام اللوازم :-

   تشحن وتورد جميع اللوازم المتعاقد عليها من داخل وخارج المملكة بإسم الدائرة المستفيدة .

   تتولى الدائرة المستفيدة مايلي :-

1-               متابعة تنفيذ عقود شراء اللوازم .

2-               إجراءات التخليص على اللوازم المشتراه من الخارج .

   تشكل كل دائرة لجنة استلام او اكثر تتألف من ثلاثة من موظفيها , يعينهم الأمين العام , وتناط بهم مهمة تسلم اللوازم التي ترد للدائرة من الموردين او المتعهدين التي تزيد قيمتها على (500) دينار , ويجوز لها الإستعانه بالفنيين والخبراء عند الضرورة من أي دائرة .

   يقوم أمين المستودع بتسلم اللوازم كأمانه بصفة مبدئية فور وصولها لموقع التوريد.

أ‌.        تقوم لجنة الإستلام بالإجراءات التالية .

1.     اجراء الفحص والتثبت من مواصفات اللوازم الموردة ومطابقتها للشروط المقررة في عقود التوريد من حيث النوعية والكمية ومكان وموعد التوريد ,مع مراعاة الإتفاقيات المبرمة بشأنها.

2.     تسلم اللوازم الموردة خلال(10) عشرة أيام من تاريخ توريدها ,مع مراعاة ماورد في الفقرة (أ) هذه المادة .

3.     تنظيم ضبط تسلم اللوازم الموردة مع بيان قبول او رفض اللوازم لمخالفتها للمواصات او الشروط او بيان نسبة الإنحراف مع تسليم نسخة من الضبط للمورد ولأمين المستودع المعني , وتعتبر النسخة المسلمة الى المورد اشعاراً له بالقبول او الرفض .

‌ب.                    إذا نشأ خلاف بالرأي بين أعضاء لجنة الإستلام يرفع الأمر الى الأمين العام للبت فيه ويكون قراره قطعياً.

‌ج.                     إذا قررت لجنة إستلام اللوازم رفض تسلم اللوازم الموردة لمخالفتها للمواصفات والشروط المقررة , فللمتعهد الذي ورد اللوازم الإعتراض على قرار اللجنة من خلال مدة أقصاها (10 ) عشرة أيام من تاريخ تسلم المتعهد لضبط الإستلام الى الجهة التي اصدرت قرار الشراء , ويكون قرارها في القبول أو الرفض قطعياً , وتعتبر اللوازم المرفوضة بحكم الأمانة.

‌د.                       يرفع المورد اللوازم المرفوضة على نفقته خلال مدة اقصاها (15)يوم من تاريخ اشعاره بضرورة رفعها أو إتلافها قبل ذلك الموعد , فإذا تأخر في القيام بذلك عن الموعد المحدد له , فيعتبر متنازلاً عنها للحكومة , وللحكومة الرجوع عليه بنفقات الرفع أو الإتلاف إن اقتضى ذلك .

‌ه.                        يجري تسلم المساعدات والهبات من اللوازم بمطابقتها مع وثائق الشحن او الفواتير او اي وثيقة اخرى تبين مواصفات اللوازم زكمياتها, وإظهار اي انحراف في النوعية والكمية عن المواصفات والشروط الواردة في الإتفاقية ,او الفواتير او وثائق الشحن , ويجري ادخالها في القيود حسب الأصول .

عودة الى أعلى الصفحة

اليـة صرف فواتير الشراء :-

 المرفقات (المعززات) :-

1-               مطالبة من صاحب العلاقة مذكور بها تفصيل كافة المشتريات من عدد وقيمة لكل نوع من الأثاث والقيمة الإجمالية وتفقيطها ومن ثم المصادقة على الفاتورة من صاحب الصلاحية .

2-               ارفاق نسخة من العطاء .

3-               إذا كان العطاء لم يسلم كاملاً ان يتم التأكد من وجود كفالة حسن التنفيذ بقيمة 10% من قيمة العطاء .

4-               التأكد من وجود كفالة من سوء المصنعية مصادق عليها من كاتب العدل وملصقاً عليها الطوابع القانونية .

5-               إذا نفذ العطاء كاملاً التأكد من وجود كفالة صيانة بما لايقل عن

3% من قيمتها على الأقل .

6-               إذا كانت قيمة المشتريات تزيد على (500) دينار التأكد من وجود ضبط استلام موقعاً من لجنة ضبط الإستلام بالإضافة الى مراقب ديوان المحاسبة إذا كانت القيمة فوق ال(1000) ديناراً .

7-               التأكد من وجود صورة عن براءة الذمة من دائرة ضريبة الدخل إذا كانت قيمة العطاء تزيد على ال(1000) دينار على ان يتم الإطلاع على اصل براءة الذمة والتوقيع على الصورة بمشاهدة الأصل .

8-               مستند إدخالات موقعاً عليه حسب الأصول ومفصلاً به كافة المواد نوعاً وكماً.

عودة الى أعلى الصفحة