خطوات سير العمل في مراقبة سجل العهدة للوازم
المعمرة تحت الإستعمال
1) تلقي اللوازم المصروفة للدائرة من
المستودعات المركزية وفقاً لمستندات الإخراجات
حسب الأصول .
2) تسجيل اللوازم المعمرة في سجل العهدة عند
توزيعها على الموظفين في صفحة / صفحات كل موظف
أو وحدة في سجل العهدة .
3) تسجيل جميع اللوازم المعمرة المصروفة على
الموظفين / الوحدات في بطاقة اللوازم تحت
الإستعمال لدى كل موظف / وحدة بحيث تكون صفحة
/ صفحات هذا الموظف / الوحدة في سجل العهدة
مطابقة مع بطاقة / بطاقات اللوازم تحت
الاستعمال لديه / لديها .
4) استلام اللوازم المشتراة محلياً بموجب
مستندات إدخالات حسب الأصول .
5) تسجيـل وصـرف اللـوازم المعمـرة
للاستعمـال مـن قبـل الموظف / الوحدة وقيدها
كما هو مذكور في البندين (2،3) أعلاه .
6) يتم تسجيل اللوازم المعمرة في سجل العهدة
وفي بطاقة اللوازم تحت الاستعمال مع ذكر
المواصفات الكاملة لها والنوع والموديل
والماركة والرقم المتسلسل (إن وجد) .
7) إجراء متابعة دورية لمطابقة محتويات سجل
العهدة مع محتويات بطاقات اللوازم تحت
الاستعمال بحيث لا يقل ذلك عن مرتين في السنة
الواحدة .
8) إجراء مطابقات دورية لمحتويات بطاقات
اللوازم تحت الاستعمال مع ما هو موجود فعلياً
لدى الموظف / الوحدة المصروفة عليه / عليها
وبحيث لا تقل عمليات المطابقة عن مرتين في
السنة الواحدة .
9) في حالة وجود فروقات عند المطابقة
بالزيادة أو النقص يتم إعلام الرئيس المباشر
بذلك .
10) يقوم الرئيس المباشر باتخاذ الإجراءات
اللازمة لإدخال أي زيادة إلى سجلات اللوازم
والعهدة وبطاقات اللوازم تحت الاستعمال حسب
الأصول وكما يقوم باتخاذ الإجراءات اللازمة
فيما يتعلق باللوازم الناقصة .
11) تنزيل أية لوازم من اللوازم المعمرة
المسجلة كعهدة في حال اتخاذ إجراءات بشطبها أو
إهدائها أو نقلها أو إعارتها أو بيعها من سجل
العهدة وبطاقة اللوازم تحت الاستعمال بموجب
القرار الصادر عن الجهة المختصة وسحب اللوازم
من موقعها .
