خطـوات سير العمل في جـرد المستودعـات الحكومية
 

            عند تشكيل أي لجنـة لجرد اللـوازم ومراقبتها في المستودعـات تتـم خطـوات العمـل كما يلي :-

1.  على كل موظف عضو في لجنة جرد أن يعلم مسؤولي دائرته خطياً عن تاريخ مباشرة العمل ويأخذ الموافقة الخطية على ذلك من المرجع المختص .

2.  تجتمع اللجنة بكامل أعضائها مع المسؤول الأول عن إدارة اللوازم لاخذ المعلومات اللازمة عن عدد المستودعات ومواقعها لتتمكن اللجنة من إعداد خطتها .

3.  تضع الدائرة المختصة التي يتم الجرد بمستودعاتها سجل دوام لأعضاء لجنة الجرد ، وتراقب الدوام من خلال هذا السجل ، وتعلم الدائرة المنتدب منها الموظف عن أي غياب أو إخلال بالدوام يتم من قبله .

4.  تمسك اللجنة أجنده خاصة بدوام أعضائها يدون فيها تاريخ وساعة حضور كل عضو منهم يومياً ، والأعمال التي أنجزوها في ذلك اليوم وساعة المغادرة لكل عضو ، والتوقيع على نفس صفحة الأجندة من قبل كافة الأعضاء .

5.  تكشف اللجنة على المستودعات وأنـواع اللوازم المكلفة بجردها ومراقبتها ، وتعد خطة للجرد تحدد فيها أولوية المواقع ونوع اللوازم المراد جردها وفق مراحل محددة ، وإعداد برنامج زمني لإتمام عمليات الجرد ، ويزود كل عضو في اللجنة دائرته بنسخة عن الخطة .

6.  التأكد من تطبيق نظام الكفالات للموظفين فيما يتعلق بالمستودعات .

7.  تقوم اللجنة بوقف عمليات استلام وصرف اللوازم في مستودع اللوازم الذي تقوم بجرده إلا في الحالات التي لا تحتمل التأجيل يتم الصرف منها أو التسلم بموافقة الأمين العام وبمعرفة اللجنة .

8.  يبدأ الجرد باللوازم سريعة الحركة .

9.  عند وجود ضرورة تسلم أو صرف لوازم خلال مدة الجرد يتم ذلك بمعرفة لجنة الجرد .

10.  تباشر اللجنة أعمالها بوجود الموظف الذي بعهدته اللوازم ، وإذا تعذر ذلك يشكل الأمين العام لجنة من الدائرة المختصة لتنوب عنه .

11.  تتأكد اللجنة من مسك سجلات اللوازم الأصولية وبطاقات الصنف مرمزة ومرصدة على كل نوع من اللوازم .

12.  تتأكد اللجنة من صحة القيود في سجلات اللوازم ومطابقة الأرصدة الفعلية مـع الأرصـدة الدفترية وأرصدة بطاقات الصنف .

13.  تتأكد اللجنة من ان وحدة الرقابة الداخلية قامت بتدقيق مستندات الادخالات والاخراجات مع سجلات اللوازم وبطاقات الصنف .

14.  تتأكد اللجنة من أن اللوازم مصنفة ومرتبة في المستودع بشكل يتناسب مع نوع وطبيعة اللوازم .

15.  تتأكد اللجنة من إجراءات نظافة المستودع والمساحات التخزينية من الداخل والخارج .

16.  تتأكد اللجنة من توافر وسائل السلامة العامة ووسائل الحماية والأمن للمستودع .

17.  تحصر اللجنة اللوازم الفائضة عن الحاجة والراكدة وكذلك اللوازم التالفة بقوائم منفصلة لكل مجموعة متماثلة مع ذكر النوع والكمية وبيان حالتها وتاريخ إدخالها السجلات .

18.  تتأكد اللجنة من أن الإجراءات في المستودع جميعها تتم وفق تعليمات المستودعــات رقم (5) لسنة 1994م وان جميع محتويات التعليمات مطبقة .

19.  تتأكد اللجنة من التقيد بأحكام نظام اللوازم المعمول به والتعليمات والإرشادات المعتمدة .

20.  تقدم اللجنة في نهاية كل أسبوع مذكرة للمرجع المختص في الدائرة التي شكلت اللجنة ويزود كل عضو دائرته بنسخة منها تتضمن مجمل الأعمال التي أنجزتها خلال ذلك الأسبوع ومدى انتظام أعضائها في العمل من واقع اجندة دوام أعضاء اللجنة .

21.  تقوم اللجنة بإعداد تقرير أولي عن كل مستودع يتم جرده ، وتزود الجهة التي شكلت اللجنة والدائرة التي يتم الجرد في مستودعاتها وديوان المحاسبة بنسخ عنه .

22.  تقوم اللجنة بإعداد تقريرها النهائي بشكل مفصل عن وضع المستودعات واللوازم التي تم جردها معززاً بكشوفات عن نتائج الجرد وبيان مدى المطابقة أو عدمه والإنحرافات في العمل ، أو عدم تطبيق أي حكم أو إجراء يتطلبه نظام اللوازم والتعليمات المعمول بها وتضمنه ملاحظاتها والتوصيات التي تراها ضرورية ، على أن يرفق بالتقرير البرنامج الزمني للتنفيذ لكل مستودع .

23.  ترفع اللجنة تقريرها إلى الجهة التي شكلتها ونسخة لكل دائرة ممثلة في اللجنة .

24.  يتم العمل وفقاً لأحكام نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م وتعليمات المستودعات رقم (5) لسنة 1994م وأية تعليمات ولوائح تتعلق بالموضوع .