خطوات سير العمل في تسلم وصرف اللوازم في
المستودعات الحكومية
1)
يتم
إعداد
قائمة احتياجات المستودع من اللوازم
وكمياتها حسب معدل الاستهلاك السنوي .
2) أ. يتسلم أمين المستودع نسخة عن
قرارات شراء اللوازم وأمر الشراء لمتابعة
وتسلم اللوازم حسب الأصول وضمن المدة
المقررة للتوريد .
ب. يتم تسليم العينات والبروفات ان
وجدت إلى أمين المستودع ليتم الاستعانة
بها عند الاستلام .
3) عندما تورد اللوازم إلى المستودع يتم
تنظيم (إشعار تسلم لوازم كأمانة) وتوضع في
مستودع الأمانات ويسلم المورد نسخه منه .
4) يتم فحص ومعاينة اللوازم ومطابقتها
لمواصفات وشروط قرار الشراء والعينات إن
وجدت من قبل لجنة الاستلام المشكلة لهذه
الغاية ، ويتم إعداد ضبط تسلم اللوازم
وإذا لزم يتم إرسال عينة من اللوازم
الموردة لفحصها في المختبرات المتخصصة
للتأكد من مطابقتها للمواصفات الموردة ،
أو الاستعانة بالخبراء والفنيين .
5) أ. في حالة قبول اللوازم واستلامها
من قبل لجنة الاستلام يقوم أمين المستودع
بتنظيم مستند إدخــالات بموجب ضبط
الاستلام والفاتورة المقدمة من قبل المورد
ووضع اللوازم وترتيبها حسب الأسس المعتمدة
في التخزين .
ب. في حالة رفض اللوازم يشعر أمين
المستودع من خلال وحدة اللوازم المورد
برفع اللوازم خلال المدة المحددة في نظام
اللوازم وتوريد لوازم مطابقة ضمن مدة
التوريد .
6) تسجل اللوازم المستلمة في سجل اللوازم
في المستودع الخاص بها حيث يذكر نوع
اللوازم ومواصفاتها وكمياتها وأسعارها .
7) تخزن اللوازم في الأماكن المخصصة لها
في المستودع حسب الأسس المعتمدة في
التخزين وتعليمات رقم (5) لسنة 1994م
(تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات
الحكومية والرقابة على المخزون) .
8) تسجل اللوازم في بطاقة الصنف المثبتة
على كل رف والتي تبين اسم اللوازم المخزنة
ورصيدها .
9) تصرف اللوازم بموجب (مستند طلب صرف
لوازم) موقع من رئيس الدائرة (الأمين
العام) أو من يفوضه خطياً وتحدد بموجبه
الأنواع والكميات المطلوب صرفها ، ويتم
الصرف بموجب مستند إخرجات ، ويعزز بمستند
إدخالات من الجهة المصروفة اللوازم لها
إذا كانت مصروفه من مستودع إلى أخر أو من
دائرة إلى أخرى ، وإذا كان صرف اللوازم
للاستعمال ، مباشرة تسجل في سجل العهدة
وتراقب إذا كانت غير مستهلكة وإذا كانت
مستهلكة يثبت ذلك على مستند الإخراجات .
10) تنزل اللوازم المصروفة بموجب مستند
الإخراجات من سجلات اللوازم وبطاقات الصنف
ويتم إعادة ترصيدها ومطابقتها مع الموجود
الفعلي .
11) في حالة عدم توريد اللوازم ضمن المدة
المقررة في عقد الشراء يشعر أمين المستودع
الجهة المختصة في الدائرة من خلال رئيسه
المباشر لاتخاذ الإجراءات اللازمة بحق
المورد دون تأخير .
12) يتم العمل وفقاً لاحكام نظام اللوازم
رقم (32) لسنة 1993م ، وتعليمات تنظيم
المستودعات الحكومية رقم (5) لسنة 1994م
وتعليمات العطاءات رقم (1) لسنة 1994م.
