خطوات سير العمل في تسلم وصرف اللوازم في
المستودعات الحكومية
1)
يتم
إعداد
قائمة احتياجات المستودع من اللوازم وكمياتها
حسب معدل الاستهلاك السنوي .
2) أ. يتسلم أمين المستودع نسخة عن قرارات
شراء اللوازم وأمر الشراء لمتابعة وتسلم
اللوازم حسب الأصول وضمن المدة المقررة
للتوريد .
ب. يتم تسليم العينات والبروفات ان وجدت
إلى أمين المستودع ليتم الاستعانة بها عند
الاستلام .
3) عندما تورد اللوازم إلى المستودع يتم
تنظيم (إشعار تسلم لوازم كأمانة) وتوضع في
مستودع الأمانات ويسلم المورد نسخه منه .
4) يتم فحص ومعاينة اللوازم ومطابقتها
لمواصفات وشروط قرار الشراء والعينات إن وجدت
من قبل لجنة الاستلام المشكلة لهذه الغاية ،
ويتم إعداد ضبط تسلم اللوازم وإذا لزم يتم
إرسال عينة من اللوازم الموردة لفحصها في
المختبرات المتخصصة للتأكد من مطابقتها
للمواصفات الموردة ، أو الاستعانة بالخبراء
والفنيين .
5) أ. في حالة قبول اللوازم واستلامها من
قبل لجنة الاستلام يقوم أمين المستودع بتنظيم
مستند إدخــالات بموجب ضبط الاستلام والفاتورة
المقدمة من قبل المورد ووضع اللوازم وترتيبها
حسب الأسس المعتمدة في التخزين .
ب. في حالة رفض اللوازم يشعر أمين
المستودع من خلال وحدة اللوازم المورد برفع
اللوازم خلال المدة المحددة في نظام اللوازم
وتوريد لوازم مطابقة ضمن مدة التوريد .
6) تسجل اللوازم المستلمة في سجل اللوازم في
المستودع الخاص بها حيث يذكر نوع اللوازم
ومواصفاتها وكمياتها وأسعارها .
7) تخزن اللوازم في الأماكن المخصصة لها في
المستودع حسب الأسس المعتمدة في التخزين
وتعليمات رقم (5) لسنة 1994م (تعليمات إدارة
وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على
المخزون) .
8) تسجل اللوازم في بطاقة الصنف المثبتة على
كل رف والتي تبين اسم اللوازم المخزنة ورصيدها
.
9) تصرف اللوازم بموجب (مستند طلب صرف لوازم)
موقع من رئيس الدائرة (الأمين العام) أو من
يفوضه خطياً وتحدد بموجبه الأنواع والكميات
المطلوب صرفها ، ويتم الصرف بموجب مستند
إخرجات ، ويعزز بمستند إدخالات من الجهة
المصروفة اللوازم لها إذا كانت مصروفه من
مستودع إلى أخر أو من دائرة إلى أخرى ، وإذا
كان صرف اللوازم للاستعمال ، مباشرة تسجل في
سجل العهدة وتراقب إذا كانت غير مستهلكة وإذا
كانت مستهلكة يثبت ذلك على مستند الإخراجات .
10) تنزل اللوازم المصروفة بموجب مستند
الإخراجات من سجلات اللوازم وبطاقات الصنف
ويتم إعادة ترصيدها ومطابقتها مع الموجود
الفعلي .
11) في حالة عدم توريد اللوازم ضمن المدة
المقررة في عقد الشراء يشعر أمين المستودع
الجهة المختصة في الدائرة من خلال رئيسه
المباشر لاتخاذ الإجراءات اللازمة بحق المورد
دون تأخير .
12) يتم العمل وفقاً لاحكام نظام اللوازم رقم
(32) لسنة 1993م ، وتعليمات تنظيم المستودعات
الحكومية رقم (5) لسنة 1994م وتعليمات
العطاءات رقم (1) لسنة 1994م.
