خطوات سير العملية الشرائية من خلال العطاءات الحكومية

1)  يتسلم الديوان (الجهة المعنية) طلبات الشراء الواردة للدائرة وتسجيلها وفتح ملفين لها أحدهما للأصل والثاني للصورة ويتم تحويل ملف الأصل إلى قسم الشراء المختص في الدائرة ، ويحفظ الملف الآخر في الديوان (الجهة المعنية) .

2)  يقوم رئيس قسم الشراء المختص بتحويل الملف إلى أحد موظفي القسم (الموظف المختص) الذي بدوره يتولى مراجعة وثائق الملف من حيث وجود مستند التزام مالي مصدق أو إذن بالشراء صادر عن دائرة الموازنة العامة حسب الأصول، وكذلك عمومية المواصفات ودقتها ، والتأكد مــن اكتمــال متطلبات شراء اللوازم المطلوبة لجميع الوثائق لطرحها بعطاء ، ويقــوم بعد ذلك بإعداد وثائق دعوة العطاء وتحويلها إلى رئيسه المباشر .

3)  يقوم رئيس قسم الشراء بمراجعة متطلبات طرح العطاء وبعد التأكد من استكمالها يقوم بتحويل ملف العملية الشرائية إلى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) .

4)  يقوم قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) بمراجعة جميع الوثائق ويجهز دعوة العطاء بشكلها النهائي ، ويقترح تحديد ثمن وثائق دعوة العطاء وآخر موعد لبيع دعوة العطاء وآخر موعد لتقديم العروض ضمن الأسس المعتمدة لذلك إلى الأمين العام .

5)  يقوم قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) بتعبئة النموذج الخاص بالإعلان عن العطاء ويعرضه على الأمين العام لمراجعته واتخاذ قراره بشأنه .

6)  تحدد لجنة العطاءات أعضاء اللجنة الفنية التي ستدرس العروض ويصدرها قسم السكرتاريا على شكل قرار وكتاب موجه للجهات المعنية .

7)  يتولى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) عملية بيع وثائق دعوة العطاء بعد التأكد بان المتقدم لشرائها يحمل الوثائق اللازمة التي تخوله شرائها .

8)  تقوم لجنة العطاءات بفتح العروض بالموعد المحدد لذلك بحضور من يرغب من المناقصين والتوقيع على العروض المقدمة وقراءة الأسعار الإجمالية إن وجدت ، وإذا لم تذكر الأسعار الإجمالية في أي عرض يقرأ قيمة كفالة الدخول ، وينظم سكرتير اللجنة محضر فتح العروض من ثلاث نسخ حسب النموذج المقرر لذلك متضمناً أسماء كافة المناقصين المشاركــين في العطــاء ويوقع من قبل لجنة العطاءات .

9)  يقوم قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) بفرز عروض كل عطاء حيث يتم وضع النسخة الأصلية بملف العملية الشرائية ويرسـل مـع نسخه عن محضر فتح العروض إلى القسم المختص ، ويحتفظ قسم السكرتاريا بالنسخة الثانية من العروض لديه في خزانه خاصة امينه ، ويرسل كفالات الدخول مع محضر فتح العروض إلى شعبة الكفالات (الجهة المعنية بالحفظ) .

10)  تقوم شعبة الكفالات (الجهة المعنية) بإدخال محتويات الكفالات على الحاسوب وحفظها في مكان أمين مخصص لها وتقوم شعبة الكفالات كذلك بمتابعة سريان صلاحية الكفالات والضمانات والعمل على تمديد مددهــا قبل انتهائها والإفراج عنها عند انتهاء الغاية التي قدمت من اجلها .

11)  يتولى القسم المختص (الجهة المعنية) ، بعد تسلم ملف العملية الشرائية من السكرتاريا ، تثبيت جميع العروض في الملف الخاص بها ودعوة اللجنة الفنية لدراسة العروض .

12)  تقوم اللجنة الفنية بدراسة كافة محتويات العروض من جميع النواحي (الفنية ، المالية ، والقانونية ) وفقاً للائحة التنظيمية رقم (4) لسنة 1993م ، التي تنظم أعمال اللجان الفنية حيث يتم إعداد الدراسة اللازمة على النماذج المستخدمة من قبل دائرة اللوازم العامة والأسس المعتمدة بإعداد التقرير الفني ، وتوقع جميع النماذج والتقارير المعدة من قبل اللجنة الفنية ، ويتولى مأمور الشراء المختص تعبئة محضر اجتماعات اللجنة الفنية .

13)  تسلم اللجنة الفنية تقريرها إلى رئيس القسم المختص الذي يقوم بدوره بمراجعته والتأكد من استكماله للشكليات المطلوبة به ويدون ملاحظاته ويرســل ملف العملية الشرائية مع كافة الوثائق إلى وحدة الرقابة الداخلية .

14)  تقوم وحدة الرقابة الداخلية بمراجعة وتدقيق كافة الإجراءات والوثائق والتأكد من مطابقتها للقوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها وفقاً لمنهجية العمل في الوحدة ، ويرفع رئيس الوحدة ملف العملية الشرائية مشفوعاً بملاحظات الوحدة إلى رئيس لجنة العطاءات .

15)  تقوم لجنة العطاءات بدراسة التوصيات الفنية والملاحظات بشأنها من قبل القسم المختص ووحدة الرقابة الداخلية ودراسة الموضوع واتخاذ القرار المناسب وترسله إلى القسم المختص للعمل على تنفيذ قرارها .

16)  يقوم القسم المختص بتعليق نتيجة الاحاله المبدئية في المكان المخصص لذلك للمدة القانونية المقررة وعلى النماذج المعدة لهذه الغاية ، وإعلام جميع المشاركين بالعطاء بتعليق النتيجة .

17)  يتلقى القسم المختص الاعتراضات التي تقدم حول قرارات الاحاله المبدئية وبعد انتهاء المدة القانونية للاعتراضات تجمع جميع الاعتراضات لكل عطاء وتعرض على اللجنة الفنية .

18)  تدرس اللجنة الفنية الاعتراضات وتعد تقريرها متضمناً التوصية بشأن كل اعتراض بعد إيضاح مضمون الاعتراض ومدى أحقيته أو عدمه وتسلم تقريرها إلى رئيس القسم المختص الذي يقـوم بدوره بمراجعته وإحالته إلى وحدة الرقابة الداخلية .

19)  تراجع وحدة الرقابة الداخلية تقرير اللجنة الفنية وأية أمور أخرى تراها ضرورية وترفع ملاحظاتها إلى رئيس لجنة العطاءات .

20)  تدرس لجنة العطاءات التقرير الفني المتعلق بالاعتراضات والملاحظات الواردة عليه وتتخذ القرار المناسب بشأنها وترسل قرارها إلى القسم المختص .

21)  يقوم القسم المختص بإعداد قرار الاحاله تنفيذاً لقرار لجنة العطاءات وطباعته وتدقيقه وإحالته إلى وحدة الرقابة الداخلية .

22)  تقوم وحدة الرقابة الداخلية بتدقيق محتويات قرار الاحاله وفقاً لمنهجية التدقيق للتأكد من مدى مطابقته لدعوة العطاء وعرض المتعهد ولإجراءات التدقيق المعتمدة ثم يرسل إلى لجنة العطاءات لمراجعته وإصداره حسب الاصول .

23)  يرسل قرار الاحاله للمرجع المختص للتصديق عليه حسب الاصول .

24)  بعد تصديق قرار الاحاله يقوم القسم المختص بإصدار إشعارات الاحاله وإرسالها إلى المتعهدين الذين تمت الاحاله عليهم ، وكذلك إعداد أوامر الشراء (الاتفاقية) الخاصة بقرار الاحاله وترسل أوامر الشراء ونسخ من الإشعارات إلى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) معززاً بمستند القبض الذي يحدد قيمة رسوم طوابع الواردات ورسوم الجامعات وقيمة كفالة حسن التنفيذ .

25)  يتولى قسم السكرتاريا (الجهة المعنية) متابعــة المتعهدين المحال عليهم العطاء ، ويقوم الموظف المختص بقبض قيمة رسوم الطوابع ورسوم الجامعات من المتعهدين بموجب وصولات المقبوضات الأصولية ، كما تقوم شعبة الكفالات بتسلم كفالة حسن التنفيذ .

26)  بعد استكمال متطلبات التعاقد مع المتعهد يتم توقيع أمر الشراء (الاتفاقية) من قبل المتعهد والموظف المخول بذلك .

27)  بعد تقديم كفالة حسن التنفيذ والتعاقد مع المتعهد يتم الإفراج عن كفالة دخول العطاء .

28)  ترسل قرارات الإحالة وأوامر الشراء إلى الدائرة المستفيدة (الجهة المختصة) لتقوم بمتابعة تنفيـذ القرار أصولياً .

29)  بعد إيفاء المتعهد كافة المتطلبات التعاقدية المترتبة عليه وتزويد الجهة المعنية بالوثائق اللازمة (ضبط تسلم لوازم ومستند الإدخالات وأية متطلبات أخرى) يتم الإفراج عن كفالة حسن التنفيذ .

30)  تقـوم كل دائرة بتكييف خطوات العمل المذكورة أعلاه بما يتلاءم مع الجهات المخولة بالشراء والمعنية بخطوات العمل لديها .

31)  يتم العمل وفقاً لأحكام نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م وتعليمات العطاءات رقم (1) لسنة 1994م واللوائح التنظيمية المتعلقة بالعطاءات .