تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون
 

          إستناداً إلى الصلاحيات المخولة إليّ بموجب المادة (69) من نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م قررت إصدار التعليمات التالية والعمل بها اعتباراً من تاريخ 16/8/1994م :-

التعاريـف :-
 

المادة (1) :   تسمى هذه التعليمات (تعليمات إدارة وتنظيم المستودعات الحكومية والرقابة على المخزون) .

المادة (2) :   تعني الكلمات والعبارات المعرفة بالمادة (2) من نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م أينما وردت في هذه التعليمات نفس المعاني المخصصة لها في المادة (2) من النظام ما لم تدل القرينة على غير ذلك .

المادة (3) :   مع مراعاة ما ورد في المادة (2) من هذه التعليمات، يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذه التعليمات المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك :-

المسـتودع :              البناء و/أو الساحات التخزينية التي تحفظ فيها اللوازم لحين صرفها للاستعمال أو التصرف بها، أو أي مكان تقرره الجهات المختصة لهذه الغاية .

رئيس وحدة المستودعات : الموظف المسؤول عن جهاز المستودع وتنظيم أعماله والإشراف عليه .

أمين المستودع :         الموظف المسؤول عن موجودات المستودع وتنظيمه، وإدخال وتسليم اللوازم والحفاظ عليها .

أمين العهــدة :         الموظف المسؤول في أي دائرة عن قيد ما يصرف من اللوازم عهدة على الموظفين في تلك الدائرة ومتابعة شؤون هذه اللوازم .

كاتب المستودع :         الموظف في المستودع الذي يعهد إليه القيام بأعمال تسجيل المعاملات وترتيب الملفات وغيرها من الأعمال التي تتطلب طبيعة عمله القيام بها .

المـورد :                 الشخص الذي يورد لوازم لأي دائرة لغاية استلامها من قبل تلك الدائرة .

سجل اللوازم المركزي : السجل (أو السجلات) في دائرة اللوازم العامة الذي تقيد فيه اللوازم المعمرة وما يوازيه لدى الدوائر الأخرى .

سجل اللوازم الرئيسي : السجل(أو السجلات) المعتمد في كل دائرة الذي تقيد فيه اللوازم، ويعاد صرفها إلى مستودعات فرعية سواء كانت تلك المستودعات في مركز الدائرة أو خارجها، أو تم صرفها أو التصرف بها إلى أي جهة أخرى أو سبب آخر وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به، ويجوز فتح سجل يخص كل نوع من اللوازم، وبحيث يعكس الموجود الفعلي .

سجل اللوازم الفرعي :   السجل الذي تقيد فيه اللوازم المصروفة إليه من السجل الرئيسي أو المشتراة محلياً لإعادة صرفها لغاية الإستعمال .

سجل العهـدة :          السجل الذي يقيد فيه كل ما يصرف من اللوازم كعهدة على أي موظف في الدائرة لمتابعة هذه اللوازم من قبل أمين العهدة .

سجل اللـوازم :          السجل الذي تقيد فيه اللوازم المعارة والمستعارة أو المؤجرة والمستأجرة المعارة والمؤجرة من دائرة إلى أخرى وفقا لمستندات الإدخالات والإخراجات الأصولية .

إشعار وضع أمانة :      إشعار ينظم للمورد باللوازم الموردة كأمانة لحين استلامها حسب الأصول .

مستند الإدخالات :        المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إدخال اللوازم الموردة للمستودع، ويوقع من قبل الموظف المسؤول عن ذلك .

مستند الإخراجات :       المستند المعتمد الذي يتم بموجبه إخراج اللوازم من المستودع، ويوقع من قبـل الموظف المسؤول عن ذلك .

طلب صرف اللوازم :     الطلب المعتمد الذي يتم بموجبه طلب اللوازم لغاية الاستعمال، وتحدد به الكميات المطلوب صرفها، ويوقع من قبل طالب اللوازم المفوض بذلك .

بطاقة الصنف :            البطاقة المعتمدة التي توضع على أي نوع من اللوازم المخزنة في " بيان الإدخالات والإخراجات " المستودع ويبين فيها نوع اللوازم ورمزها، وجميع حركات تلك اللوازم من إدخال أو إخراج أو شطب أو إتلاف أو نقل أو غيرها مع بيان الرصيد، وبحيث تكون متطابقة مع محتويات سجل هذا النوع من اللوازم .

ضبط الاستلام :           هو الوثيقة المقررة التي تثبت عليها نتيجة معاينة اللوازم الموردة وبيان مدى مطابقة اللوازم مع قرارات الشراء ووثائق الحصول على تلك اللوازم .

تنظيم المستودعات وطريقة تخزين اللوازم :-
 

المادة (4) :  تقتضي القواعد الواجب إتباعها لتنظيم المستودعات - للمحافظة على سلامة اللوازم - التقيد بما يلي :-

 أ)  أن يكون موقع المستودع والساحات التخزينية في مكان صحي، وأن يتناسب بناؤه وطبيعة اللوازم التي تخزن فيه وحجم اللوازم المخزنة وطريقة المناولة وأن يعد بشكل يتفق ومتطلبات تخزين اللوازم المحفوظة فيه بما في ذلك الأبواب الواسعة .

ب)  أن يكون موقع المستودع والساحات التخزينية في مكان بعيد عن المخاطر التي قد تقع على اللوازم وأن تتوافر فيه سهولة الوصول منه وإليه .

ج)  يراعى توافر مساحات واسعة خارج المستودع لوقوف السيارات الكبيرة لغايات التحميل والتنزيل .

 د)  تكون المواد المستخدمة في إنشاء وتغطية جدران وأسقف وأرضيات المستودع غير قابلة للإحتراق .

هـ)  يجهز المستودع بوسائل التكييف للوازم التي يتطلب حفظها ذلك .

 و)  يقسم المستودع والساحات التخزينية إلى أقسام ورفوف تتناسب مع طبيعة ونوع اللوازم التي تخزن فيه .

 ز)  تعد خارطة في كل مستودع لأقسامه تعرف بموقع كل نوع من اللوازم وطريقة الوصول إليها، وتحفظ لدى رئيس وحدة المستودعات وأمين المستودع .

ح)  يجب أن تكون الإنارة كافية، وأن يراعى الاقتصاد في الكهرباء للأماكن التي ليس عليها عمل .

ط)  مراعاة مقدرة تحمل الأرض والرفوف للوازم المراد خزنها .

ي)  يفضل وجود منطقتين في المستودع الأولى لاستلام اللوازم والثانية لصرفها لتسهيل العمل في المستودع .

المادة (5) :   يجري تخزين كل نوع من اللوازم في رفوف أو في مواقع مخصصة له، ويجب ربط مواقع التخزين بطبيعة اللوازم التي تخزن فيها وفقاً لما يلي :-

 أ)  فصل اللوازم الصلبة عن اللوازم السائلة .

ب)  فصل اللوازم الجديدة عن اللوازم المستعملة .

ج)  فصل اللوازم القابلة للاشتعال عن باقي اللوازم .

 د)  فصل اللوازم التي تتطلب ظروف معينة وشروط خاصة لتخزينها عن اللوازم الأخرى .

هـ)  تخزين اللوازم الثمينة في أماكن محكمة مخصصة لها .

 و)  تصنيف اللوازم وترميزها بأسلوب يتطابق والترميز المعتمد من قبل الدائرة التي يعود لها المستودع .

ز)  توحيد أساليب التخزين والنقل والتبويب والتصنيف وجعلها تحت إدارة واحدة في كل دائرة .

ح)  استغلال السعات العمودية للمخازن بإنشاء الرفوف والسقوف الثانوية للاستفادة منها في استيعاب الكميات .

ط)  توفير السلالم والرافعات والآليات المتحركة التي تستعمل في مناولة اللوازم وضمان قربها من اللوازم التي تستعمل في مناولتها بشكل يسهل الوصول إليها ومناولة اللوازم .

ي)  ترتيب اللوازم بشكل يسهل معرفة موقع كل نوع وضمان سرعة الوصول إليها ومناولتها .

ك)  وضع بطاقة الصنف على كل نوع من اللوازم تحتوي على الرمز المستخدم وكل حركة تجري على المخزون والرصيد المتوافر لذلك النوع .

ل)  إتباع طريقة صرف اللوازم على أساس ما يدخل أولاً يخرج أولاً منعاً لتلفها سبب التقادم .

م)  توحيد خزن الصنف الواحد من اللوازم لكل مستودع في موقع واحد .

ن)  تخزين اللوازم ذات الوزن الثقيل والحجم الكبير في الساحات والرفوف السفلية وتخزين اللوازم ذات الوزن الخفيف والحجم الصغير في الرفوف العلوية لسهولة المناولة .

س)  يراعى عند التخزين قرب أو بعد اللوازم سريعة الحركة واللوازم بطيئة الحركة .

ع)  يجب التقيد التام بالإرشادات والتعليمات الخاصة بالمناولة والتعامل لكل نوع من اللوازم سواء كان ذلك عند التوضيب أو الرفع أو التنزيـل أو التحميل أو الحفظ لتلافي أية أضرار تلحق بهذه اللوازم أو بالعاملين بها .

المادة (6) :   يجب على الدائرة أن تؤمن لكل مستودع ما يلي :-

 أ)  التنظيف اليومي والأسبوعي وكذلك إجراء الصيانة الشهرية والسنوية .

ب)  إزالة الأعشاب من جوانب المستودع كلما اقتضت الضرورة ذلك .

ج)  وضع اللافتات التحذيرية بمنع التدخين في كل مستودع، وكذلك وضع إشارات تحذيرية للوازم سريعة الاشتعال واللوازم السامة واللوازم سريعة التلف وكذلك اللوازم التي يتطلب تخزينها عناية خاصة .

 د)  رش المبيدات الحشرية من حين لآخر داخل المستودع لمكافحة الحشرات والقوارض وفقاً لتعليمات الجهات المختصة .

هـ)  اعتماد أنظمة السلامة العامة ومكافحة الحريق المتبعة في المستودعات وفقاً لأحدث الأساليب المعتمدة من قبل مديرية الدفاع المدني، وتدريب العاملين على حسن إستعمالها .

 و)  التأكد من متانة الأبواب وشبك الحماية للشبابيك والنوافذ وسلامة الأقفال عند إغلاق المستودعات .

 ز)  توفير الحماية والأمن للمستودعات باستعمال وسائل الحماية ونقاط الحراسة الدائمة .

ح)  توفير وسائل الوقاية للوازم المخزنة بالساحات التخزينية لحمايتها من العوامل الطبيعية (من مطر وحرارة وبرودة وغبار وغيرها مما يؤثر على اللوازم المخزنة) .

فحص وتسلم اللوازم :-
 

المادة (7) :   يتم وضع اللوازم الموردة للمستودع بشكل مؤقت في مكان خاص مقابل إشعار وضع أمانة ريثما يتم تسلمها حسب الأصول .

 أ)  يتم تسلم اللوازم الموردة للمستودع بواسطة لجنة الاستلام المشكلة بموجب أحكام نظام اللوازم .

ب)  تقوم لجنة الاستلام بفحص تلك اللوازم ومطابقتها كماً ونوعاً وفقاً لما ورد في عقد الشراء و/أو وثائق التوريد .

ج)  تعتمد لجنة الاستلام عند تسلم اللوازم على المواصفات والشروط (وعلى العينة أو الكتالوجات المعتمدة) المحددة من قبل الجهة المختصة التي قامت بالشراء أو التوريد .

د)  يجوز للجنة الاستلام الاستعانة بالخبراء والفنيين من موظفي الحكومة للوازم التي تتطلب عملية تسلمها ذلك، كما يجوز لها إجراء الفحوصات اللازمة والاستعانة بالخبراء والفنيين من خارج جهاز الحكومة وذلك من خلال الأمين العام .

هـ)  بعد التأكد من مطابقة اللوازم الموردة تقوم لجنة الاستلام بإعداد ضبط الاستلام حسب الأصول وفي حالة عدم المطابقة أو وجود مخالفات ترفض اللجنة اللوازم وتبين المخالفات في ضبط الاستلام، وفي جميع الحالات يزود المورد بنسخة من ضبط الاستلام .

 و)  يقوم الموظف المختص بتنظيم مستند الإدخالات وقيد اللوازم المستلمة في سجلات المستودع بعد تسلمها من لجنة الاستلام مباشرة على أن تكون معززة بالوثائق التالية :-

1-  ضبط الاستلام أو طلب المشترى المحلي أو قرار الشراء .

2-  الفاتورة أو بوليصة الشحن أو ما يقوم مقام أيٍ منهما .

 ز)  في حال تسلم أي لوازم من خلال لجنة يجب أن يعاد تسليمها إلى أمين المستودع المعني أو أمين العهدة المعني من قبل اللجنة مباشرة قبل صرف أي لوازم منها بشكل جزئي أو كلي .

الرقابة على المخزون :-
 

المادة (8) :   يجب على الموظفين المختصين إجراء قيود اللوازم المستلمة والمصروفة دون تأخير وعلى أمين المستودع القيام بمراجعة مستمرة لموجودات المستودع، بحيث لا تقل عن مرة واحدة بالشهر للتأكد من قيد عمليات الإدخالات والإخراجات والأرصدة .

المادة (9) :-

 أ.  إذا تبين وجود لوازم غير صالحة أو فائضة عن الحاجة يقوم أمين المستودع بإعلام الأمين العام بذلك من خلال رئيسه المباشر ويرفق كشوفات تتضمن أنواع وكميات تلك اللوازم .

ب.  على أمين المستودع إخطار الجهات المختصة بأي لوازم قاربت مدة فعاليتها أو صلاحيتها للاستعمال على الانتهاء قبل وقتٍ كافٍ لتتمكن الدائرة من التصرف بها وحسب طبيعة المادة وذلك وفقاً للتعليمات التي تصدرها الدائرة المختصة لهذه الغاية .

ج.  يشكل الأمين العام لجنة للكشف على تلك اللوازم وتقديم تقرير بحالتها وفي ضوء ذلك يتخذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقاً لأحكام نظام اللوازم .

المادة(10) :  يجب على أمين المستودع أن يكون مهيئاً دائماً وبشكل مستمر لأي عملية جرد أو تفتيش للمستودع بحيث تكون اللوازم التي بعهدته منظمة ومرتبة بشكل يسهل حصرها وعدها .

المادة(11) :  لا يجوز لأمين المستودع أو أي موظف يعمل فيه أن يشارك بعضوية لجنة الجرد لنفس المستودع .

المادة(12) :  يراعى في كتاب تشكيل لجان الجرد والتفتيش تحديد المستودعات واللوازم المراد جردها وتحديد فترة زمنية للانتهاء من الجرد .

المادة(13) :  تقوم لجان الجرد والتفتيش التي تشكل وفقاً لأحكام نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م بالمهام الموكلة إليها وكما يلي :-

 أ)  وقف عمليات استلام وصرف اللوازم في المستودع للوازم المطلوب جردها باستثناء الحالات التي لا تسمـح بذلك فيتـم استمـرار الصرف منها بموافقة الأمين العام أو من يفوضه خطياً وبمعرفة لجنة الجرد .

ب)  مباشرة أعمالها بوجود الموظف الذي بعهدته اللوازم، وإذا تعذر ذلك تشكل لجنة من الدائرة لتنوب عنه .

ج)  الاتفاق على إشارة معينة توضع على اللوازم التي يتم جردها .

 د)  في حالة الاختلاف بين أرصدة السجل والموجود الفعلي فعلى اللجنة إعادة الجرد للتحقق من صحة الكميات .

هـ)  التأكد من وجود بطاقة الصنف مرمزة ومرصدة على كل نوع من اللوازم .

 و)  التأكد من صحة القيود في سجلات اللوازم ومطابقة الأرصدة الدفترية مع أرصدة بطاقات الصنف .

 ز)  جرد موجودات المستودع ومطابقة الأرصدة الدفترية مع الموجود الفعلي .

ح)  التأكد من أن اللوازم مصنفة ومرتبة في المستودع بشكل يتناسب مع نوع وطبيعة اللوازم .

ط)  التأكد من نظافة المستودع والساحات التخزينية من الداخل والخارج .

ي)   التأكد من توافر وسائل السلامة العامة .

ك)  التأكد من توافر وسائل الحماية والأمن للمستودع واللوازم المخزنة .

ل)  ملاحظة اللوازم الراكدة والفائضة عن الحاجة ورفع التوصيات المناسبة عن كيفية التصرف بها وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .

م)  ملاحظة الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون .

ن)  التأكد من التقيد التام بأحكام نظام اللوازم المعمول به والتعليمات والإرشادات المعتمدة .

المادة(14) :-

 أ.  على لجنة الجرد والتفتيش إعلام الأمين العام بموجب كشف مستقل عن أي نقص أو زيادة في اللوازم لاتخاذ اللازم وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .

ب.  يتم إدخال اللوازم الزائدة إلى قيود المستودع بموجب مستند إدخالات ويضاف للرصيد حسب الأصول .

ج.  تعد لجان الجرد والتفتيش تقاريرها معززة بالكشوفات الضرورية عن نتائج الجرد وبيان التطابق أو عدمه للوازم التي تم جردها، وتقوم برفع تقاريرها للجهات المختصة متضمنة ملاحظاتها وتوصياتها .

 

 

وزيـر الماليــة

سامـي قمــوه

16/8/1994م