المادة (1) :   تسمى هذه التعليمات (تعليمات تنظيم وإدارة دائرة اللوازم العامة) .

المادة (2) :   يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذه التعليمـات المعاني المخصصة لها أدنـاه إلا إذا دلـت القرينـة على غير ذلك .

الدائــرة    :  دائرة اللوازم العامة .

الوزيــر    :  وزير المالية .

المدير العـام :  مدير عام الدائرة .

المديريــة  :  أي مديرية في الدائرة .

المديـــر  :  مدير المديرية .

المادة (3) :     تتولى الدائرة في إطـار نظام اللوازم رسم السياسة العامة لإدارة اللوازم الحكومية ووسائل تنفيذ هذه السياسة وممارسة الصلاحيات والمسؤوليات التالية :-

 أ.  شراء ما تحتاج إليه الدوائر من اللوازم وفقاً لأحكام نظام اللوازم المعمول به .

ب.  حفظ اللوازم المشتركة واللوازم الفائضة لدى أي دائرة وتخزينها في المستودعات المركزية لتوزيعها على الدوائر وفقاُ لما تحتاج إليه منها .

ج.  إجراء الدراسات اللازمة لتطوير إدارة اللوازم بما في ذلك  :-

1)  الاحتفاظ بمواصفات قياسية للوازم ذات الاستعمال المشترك والمتكرر .

2)  التعاون مع الدوائر والجهات المتخصصة في عقد الدورات التدريبية والندوات لتنمية مهارات العاملين في الوحدات الخاصة باللوازم فيها .

3)  تقديم الرأي والمشورة للدوائر في مجال إدارة اللوازم .

4)  إجراء الجرد للوازم لدى الدوائر الحكومية كلما وجدت الدائرة ضرورة لذلك .

 د.  المشاركة في تنفيذ الاتفاقيات والبروتوكولات المعقودة بين المملكة وأي جهات دولية بشأن توريد لوازم معينة إلى المملكة .

هـ.  حفظ قيود اللوازم المعمرة التي تستعمل لمدة طويلة والتي يحددها المدير العام .

 و.  التعاون مع الدوائر لمعرفة الوسائل والأساليب الخاصة بحسن حفظ اللوازم وصيانتها .

 ز.  المشاركة في اللجان المشكلة لشراء اللوازم الحكومية في الوزارات والدوائر والمؤسسات الرسمية .

ح.  إتباع مبدأ المنافسة بين المناقصين والبائعين أو الموردين في عمليات الشراء ومراعاة مصلحة الخزينة .

ط.  تنميط وتوصيف وترميز اللوازم المشترك تداولها كلما كان ذلك ممكناً لتسهيل التعرف عليها وتحديد مجالات استعمالها وتداولها .

ي.  تمييز اللوازم الحكومية بوسم خاص لكل صنف كلما كان ذلك ممكناً .

ك.  تحديد وتوحيد السجلات والمستندات والنماذج الخاصة باللوازم واعتمادها .

ل.  العمل على توحيد الأحكام والمصطلحات والتعابير المستعملة في الشراء وإدارة اللوازم .

المادة (4) :   يتولى إدارة الدائرة المدير العام ويكون مسؤولاً أمام الوزير .

المادة (5) :-

 أ.  يتألف الجهاز الإداري للدائرة من المدير العام ومساعده / مساعديه ومستشاره / مستشاريه ومن المديريات والوحدات التالية :-

1)  مديرية الشراء .

2)  مديرية المستودعات .

3)  مديرية الشؤون المالية والإدارية .

4)  مديرية المعلومات والتطوير الإداري .

5)  مكتب المدير العام .

6)  وحدة الرقابة الداخلية .

7)  سكرتاريا لجنة العطاءات المركزية .

ب.  للوزير بناءً على تنسيب المدير العام إحداث أي مديرية جديدة في الدائرة أو إلغاء أي من المديريـات القائمـة فيهـا أو دمجهـا في غيرها .

ج.  للمدير العام إحداث أي قسم جديد أو إلغاء أي من الأقسام القائمة أو دمجه في غيره .

المادة (6) :   توزع الصلاحيات والمسؤوليات الإدارية في الدائرة على النحو التالي :-

 أ.  يكون الوزير هو المرجع المختص الأعلى للدائرة، وهو صاحب السلطة في الإشراف على أعمالها وفقاً للقوانين والأنظمة المعمول بها .

ب.  يكون المدير العام مسؤولاً أمام الوزير، ويشرف على تخطيط وتنفيذ جميع نشاطات الدائرة من الناحيتين الفنية والإدارية، ويرأس لجنة العطاءات المركزية، ويقوم بالتوقيع على القرارات والمراسلات الصادرة عن الدائرة، ويعاونه في ذلك المساعدون والمستشارون ومديري المديريات .

ج.  يكون المساعد مسؤولاً أمام المدير العام، ويقوم بالصلاحيات والأعمال والنشاطات التي توكل إليه بموجب تعليمات داخلية يحددها المدير العام وفقاً لمتطلبات العمل .

 د.  يكون المستشار مسؤولاً أمام المدير العام، ويتولى مهمة دراسة مشاريع القرارات الصادرة عن الدائرة من النواحي القانونية والفنية، ويقدم المشورة والرأي بشأنها وفي المواضيع والمعاملات المحولة إليه من المدير العام .

هـ.  يكون المدير مسؤولاً أمام المدير العام عن أعمال المديرية التي يوكل إليه أمر الإشراف عليها، ويقوم بمتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات المختصة ويراعى تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها كما يشرف على شؤون موظفي المديرية، ويوزع الأعمال على الأقسام التابعة له، ويشرف على تنفيذها .

 و.  يكون رئيس كل من مكتب المدير العام ووحدة الرقابة الداخلية وسكرتاريا لجنة العطاءات المركزية مسؤولاً أمام المدير العام عن تنفيذ المهام الموكلة إليه .

 ز.  يكون رئيس القسم مسؤولاً أمام المدير عن تنفيذ أعمال القسم الذي يشرف عليه وفقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها، كما يشرف على موظفي القسم ويوجههم ويوزع الأعمال والمهام بينهم ويتابع تنفيذها .
 

مهام وواجبات مديرية الشراء :-
 

المـادة (7) :-

 أ.  تحدد مهام وواجبات مديرية الشراء بما يلي :-

1)  تلقي طلبات الشراء الواردة مـن الدوائر الحكومية ودراسة هذه الطلبات والتأكـد مـن استكمالها لكافة المستندات والوثائق اللازمة للمباشرة بعمليات الشراء .

2)  إعداد دعوة العطاء للمباشرة بإجراءات الشراء .

3)  تلقي العروض المقدمة من المناقصين والسير بالإجراءات المقررة لدراستها .

4)  مشاركة الخبراء والفنيين (اللجان الفنية) في دراسة العروض وتقديم التوصيات المناسبة ورفعها للجنة العطاءات المركزية .

5)  الإعلان عن قرارات إحالة العطاءات المبدئية الصادرة عن لجنة العطاءات المركزية وتلقي الاعتراضات على الإحالة (إن وجدت) ومتابعة دراستها والبت فيها .

6)  إعداد قرارات إحالة العطاءات بصيغتها النهائية ومتابعة إجراءات إصدارها .

ب.  تتكون مديرية الشراء من الأقسام التالية :-

1)  قسم التجهيزات الميكانيكية .

2)  قسم التجهيزات الإلكترونية .

3)  قسم التجهيزات الطبية .

4)  قسم التجهيزات المكتبية والعقود الدورية .
 

مهام وواجبات مديرية المستودعات :-
 

المادة (8) :-

 أ.  تحدد مهام وواجبات مديرية المستودعات بما يلي :-

1)  الإشراف على اللوازم المخزنة في المستودعات والمشاركة في اتخاذ الترتيبات اللازمة لحفظها وتنظيمها وسلامتها وحسن الاستفادة منها .

2)  تخزين اللوازم المشتركة اللازمة للدوائر واللوازم الضرورية للأزمات والطوارئ في مستودعات تتوافر فيها عناصر الأمن والسلامة العامة .

3)  تزويد الدوائر الحكومية باحتياجاتها من اللوازم المتوافرة في المستودعات المركزية في ضوء حجم الطلب ودرجة الحاجة والوضع التخزيني لهذه اللوازم .

4)  تجميع اللوازم الراكدة لدى الدوائر والعمل على إعادة توزيعها على الدوائر الحكومية التي تحتاج إليها .

5)  تحديد مستويات الحد الأدنى والحد الأعلى لمخزون اللوازم .

6)  المشاركة في إعداد وتنظيم السجلات والمستندات والنماذج الخاصة بالاستلام والتخزين والصرف وكافة الشؤون المتعلقة بإدارة اللوازم في المستودعات وفقاً للأنظمة المعمول بها .

7)  المشاركة في إجراء الجرد اللازم لدى الدوائر كلما وجدت الدائرة ضرورة لذلك .

8)  المشاركة بتنميط وتوصيف وترميز اللوازم .

ب.  تتكون مديرية المستودعات من الأقسام التالية :-

1)  قسم المستودعات المركزية .

2)  قسم تدقيق ومتابعة اللوازم .
 

مهام وواجبات مديرية الشؤون الإدارية والمالية :-
 

المادة (9) :-

 أ.  تحدد مهام وواجبات مديرية الشؤون الإدارية والمالية بما يلي :-

1)  إعداد مشروع موازنة الدائرة والعمل على تنفيذها بالتنسيق والتعاون مع الجهات المعنية .

2)  إعداد مشروع جدول تشكيلات الوظائف لموظفي الدائرة .

3)  تحصيل وقبض الأموال المتأتية نتيجة النشاطات المختلفة التي تقوم بها الدائرة بموجب التشريعات المالية المعمول بها وإيداعها لحساب الخزينة .

4)  مسك السجلات المحاسبية الأصولية اللازمة للقيام بعمليات الصرف والقبض وفقاً للتشريعات المالية المعمول بها .

5)  العمل على تأمين احتياجات الدائرة من الموظفين والمستخدمين ومتابعة شؤونهم وفقاً لما ورد في التشريعات المتعلقة بشؤون الموظفين وتنظيم الملفات الأصولية اللازمة لذلك .

6)  القيام بالإجراءات الأصولية لتأمين واستلام وتسجيل وإرسال بريد الدائرة الوارد والصادر وما يرافق ذلك من حفظ للملفات والقيود والسجلات المتعلقة بهذه الأعمال .

7)  الإشراف على مختلف الخدمات الإدارية المساندة .

8)  إجراء عمليات الصيانة اللازمة لضمان سير العمل داخل الدائرة وتأمين وسائل الوقاية والسلامة العامة .

ب.  تتكون مديرية الشؤون الإدارية والمالية من الأقسام التالية :-

1)  قسم المحاسبة .

2)  قسم الديوان (الملفات والطباعة) .

3)  قسم شؤون الموظفين .

4)  قسم العلاقات العامة والخدمات .
 

مهام وواجبات مديرية المعلومات والتطوير الإداري :-
 

المادة(10) :-

 أ.  تحدد مهام وواجبات مديرية المعلومات والتطوير الإداري بما يلي :-

1)  المساهمة في دراسة وصياغة التشريعات المتعلقة باللوازم .

2)  جمع البيانات وإعداد الدراسات والأبحاث التي تخدم أعمال الدوائر في مجال الشراء وإدارة اللوازم وتطوير أعمالها وتبسيط إجراءات العمل بها .

3)  العمل على تطوير القدرات الإدارية والعلمية والفنية للعاملين في الدائرة من خلال تأمين الدورات التدريبية والبعثات بهدف رفع مستوى أداء الموظفين .

4)  العمل على ترجمة الأنظمة والتعليمات واللوائح المتعلقة بالشراء وإدارة اللوازم إلى اللغة الإنجليزية وأي أمور أخرى .

5)  القيام بحوسبة أعمال الدائرة ومتابعة تنفيذها والإشراف عليها .

6)  المشاركة في إعداد المواصفات الضرورية للوازم والاحتفاظ بهذه المواصفات وتنميطها وتوصيفها وترميزها .

7)  المشاركة في إعداد وتحديث النماذج والمستندات والسجلات المتعلقة بالشراء وإدارة اللوازم .

8)  حفظ قيود اللوازم المعمرة الموجودة لدى الدوائر التي يسميها المدير العام وتزويد الدوائر بما يلزمها من معلومات حولها .

ب.  وتتكون مديرية المعلومات والتطوير الإداري من الأقسام التالية :-

1)  قسم الدراسات .

2)  قسم الحاسوب والمعلومات والأنظمة .

3)  قسم السجل المركزي .

وزيـر الماليـة

سامـي قمـوه

16/4/1994م