تعليمات العطاءات رقم (2)
لسنة 1994م
تعليمات إعداد قوائم
إحتياجات الدوائر من اللوازم وتنظيم طلبات
الشراء الخاصة بها :
إستناداً إلى
الصلاحيات المخولة إليّ بموجب المادة (5)
من نظام اللوازم رقم (32) لسنة 1993م ولما
كان إنجاز أي عمل يعتمد على تحديد هذا
العمل وإعداده على شكل خطط وبرامج ، وبما
أن شراء اللوازم يتطلب وقتاً كافياً
للإعلان عنه وإجراء المراسلات الخارجية
والتصنيع والتوريد، وتمشياً مع مضمون
المادة (10) من نفس النظام التي تمنع
تجزئة اللوازم المتشابهة إلى صفقات متعددة
، ولغايات تأمين إحتياجات الدوائر
الحكومية من اللوازم فإن على كل دائرة أن
تقوم بما يلي :-
المادة (1) : إعداد
قوائم بإحتياجاتها من اللوازم لكل سنة في
السنة التي تسبقها سواء كانت لوازم عينية
أو خدمات على شكل عقود، وترجمة هذه
الإحتياجات بقيم نقدية مقدرة لكل نوع من
اللوازم، وتضمينها لمشروع موازنتها لتلك
السنة .
المادة (2) : تحديث هذه
القوائم بعد صدور موازنة الدائرة بما يتفق
والمخصصات المرصودة في موازنتها أو من أي
مصدر اخر بحيث تتضمن كل قائمة ما يلي :-
1) نوع اللوازم المراد
شراؤها .
2) القيمة المقدرة لكل
نوع من هذه اللوازم .
3) رقم المادة والبند في
الموازنة .
4) تجميع اللوازم
المتشابهة كوحدة واحدة .
المادة (3) : إعادة
تبويب قوائم اللوازم المراد شراؤها وفقاً
لصلاحيات الشراء المنصوص عليها في نظام
اللوازم المعمول به، وترسل نسخ كاملة من
هذه القوائم إلى كل من دائرة الموازنة
العامة ودائرة اللوازم العامة .
المادة (4) : التأكد من
وجود حاجة فعلية للوازم وعدم إمكانية
تأمينها من وحدات نفس الدائرة أو من خلال
دائرة اللوازم العامة .
المادة (5) : إعداد
مواصفات عامة ودقيقة وواضحة لكل نوع من
أنواع اللوازم المتشابهة المطلوب شراؤها
بحيث تكون قابلة للمنافسة وغير مخصصة
لصناعة أو لمصدر محدد، وللدائرة أن تستعين
بأي جهة أو شخص لإعداد المواصفات .
المادة (6) : إذا كانت
اللوازم المراد شراؤها لا تتوافر إلا لدى
مصدر واحد يجب أن يعزز طلب الشراء بتقرير
فني يؤكد ذلك، وأن ترفق الدائرة التقرير
الفني بكتاب رسمي .
المادة (7) : تنظيم
مستندات إلتزام مالية حسب القيمة المقدرة
لكل عملية شراء وتصديق هذه المستندات من
المراجع المختصة أو أذن بالشراء صادر عن
دائرة الموازنة العامة وإدخالها السجلات
حسب الأصول .
المادة (8) : تنظيم
طلبات شراء اللوازم (بحيث تكون جميع
اللوازم المتشابهة في عملية شرائية واحدة)
.
المادة (9) : إرسال
طلبات الشراء إلى الجهات المختصة بالشراء
خلال الأشهـر الثلاثـة الأولى بعد تاريخ
صـدور موازنـة الدائـرة معززة بما يلي :-
أ) مواصفات عامة وشاملة
ودقيقة وواضحة وفقاً لما هو مذكور في
المادة (5) من هذه التعليمات .
ب) مستند إلتزام مالي
بالقيمة المقدرة لكل عملية شراء .
ج) أي شروط خاصة تقررها
الدائرة المستفيدة .
د) أي متطلبات أو
موافقات أخرى لازمة لمباشرة العملية
الشرائية .
المادة(10) : عند ظهور
حاجة غير متوقعة لشراء لوازم ليس لها
مخصصات متوافرة أو عدم كفاية المخصصات
المرصودة لها، يجب الحصول على أذن بالشراء
من دائرة الموازنة العامة قبل إرسالها إلى
الجهة المختصة بالشراء .
المادة(11) : مع مراعاة
ما ورد في المادة (9) من هذه التعليمات،
عند ظهور حاجة لشراء لوازم لظروف طارئة
يرسل طلب الشراء إلى الجهة المختصة
بالشراء عند ظهور تلك الحاجة وفقاً لهذه
التعليمات .
المادة(12) : إذا كان
توريد اللوازم سيتم في سنة مالية غير
السنة المالية التي يتم فيها التعاقد على
الشراء، فعلى الدائرة المستفيدة تأمين
المخصصات اللازمة لتغطية قيمة اللوازم
التي سيتم توريدها في السنة/السنوات
القادمة .
المادة(13) : تقوم دائرة
اللوازم العامة بتجميع طلبات شراء اللوازم
المتشابهة وشرائها عن طريق طرح عطاء موحد
كلما كان ذلك ممكناً .
المادة(14) : تعيين ضابط
إرتباط مع دائرة اللوازم العامة لإستكمال
أي نواقص تظهر في طلبات الشراء، ومتابعة
إنجاز طلبات الشراء الخاصة بالدائرة .
يعمل بهذه التعليمات
إعتباراً من 15/1/1994م
وزيـر الماليـة
سامي قمــوه
1/1/1994م
