1) رسم السياسة العامة لإدارة
اللوازم ووسائل تنفيذها من خلال :-
أ. توحيد الأحكام القانونية
المتعلقة بإدارة اللوازم في الدوائر والمؤسسات
الحكومية من خلال المشاركة في إعداد أنظمة
اللوازم للأجهزة الحكومية .
ب.
توحيد المصطلحات والتعابير
والمفردات وأساليب العمل في إدارة اللوازم
الحكومية .
ج. توحيد السجلات والنماذج
المستعملة في إدارة اللوازم .
د. إعداد واعتماد مواصفات
موحدة للوازم ذات الاستعمال المشـترك تضمن
المنافسة والحصول على اللوازم بجودة عالية .
هـ. إصدار التعليمات واللوائح
ومنهجيات العمل الخاصة بالتنفيذ .
و . تقديم الرأي والمشورة في
مجال إدارة اللوازم للوزارات والدوائر
الحكومية .
2) شراء ما تحتاج إليه
الدوائر من اللوازم من خلال التوسع في لا
مركزية الشراء في حدود الجدوى الاقتصادية
للشراء وفقاً للصلاحيات الممنوحة بموجب النظام
و كما يلي :-
أ. صلاحيات الوزارة المختصة
:- شراء اللوازم التي لا تزيد قيمة العملية
الشرائية الواحدة فيها على (20000) عشرون ألف
دينـار من خلال لجنة في نفس الدائرة المستفيدة
.
ب. لجان عطاءات خاصة :- تشكل
في بعض الوزارات لشراء اللوازم الممولة من
اتفاقيات خارجية .
ج. لجنة العطاءات المركزية
لدى دائرة اللوازم العامة :- وتقوم بشراء
اللوازم التي لا يتم شراؤها من قبل أصحاب
الاختصاص المذكورين أعلاه للاستفادة من خصومات
الحجم الكبير والتخصص في العمل .
3) اعتماد أساس الكلفة للوازم
المشتراة بدلاً من السعر وذلك بإضافة كلفة
الإدامة والتشغيل لعدد من السنوات إلى السعر
مع التركيز على نوعية اللوازم من حيث الجودة
مما يحقق الجدوى من استثمار المال العام فيها
.
4) تجميع وحفظ اللوازم
الفائضة والراكدة لدى الوزارات والدوائر
وإعادة توزيعها للدوائر التي بحاجة إليها .
5) شراء وحفظ القرطاسية
والمطبوعات وتزويد الدوائر باحتياجاتها منها .
6) التنسيق والمشاركة مع
المعاهد المتخصصة والدوائر في تأهيل الموظفين
العاملين في إدارة اللوازم في الدوائر
الحكومية لرفع سوية أدائهم ومهاراتهم من خلال
الدورات والندوات والوصف الوظيفي .
7) الرقابة على اللوازم من
خلال :-
أ. تشكيل لجان لجرد اللوازم
ومراقبة طرق حفظ هذه اللوازم والشروط اللازم
توافرها في المستودعات .
ب. تصنيف ووسم اللوازم
الحكومية بوسم خاص .
ج. متابعة اللوازم الراكدة
والفائضة عن الحاجة لدى الدوائر الحكومية .
د. إيجاد هيكلية لتوحيد ترميز
اللوازم الحكومية على الحاسب الآلي لدى كافة
الوزارات والدوائر الحكومية .
هـ. اعتماد سجل مركزي لدى
دائرة اللوازم العامة وآخر موازي له لدى
الدائرة المختصة تسجل فيه السـيارات
والمركبـات والآليات الحكومية ومتابعتها ،
وأية لوازم حكومية أخرى تتطلب ذلك .
و. العمل على تحديد الحد
الأدنى والحد الأعلى للمخزون وحد الطلب .
معايير قياس أداء العمل في
إدارة اللوازم العامة
1) مدى إشراك دائرة اللوازم
العامة في صياغة التشريعات التي تحكم إدارة
اللوازم .
2) التعليمات واللوائح
ومنهجيات العمل والوصف الوظيفي التي صدرت
لتنفيذ عناصر السياسة العامة لإدارة اللوازم .
3)
تقارير الجهات التدريبية أثناء
عقد الدورات والندوات وورش العمل عن مدى
التزام الدوائر بالسياسة العامة للوازم .
4) تقارير وملاحظات دائرة
اللوازم العامة والجهات الرقابية (ديوان
المحاسبة ووحدات الرقابة الداخلية) .
5) تقارير عن عدد طلبات
الشراء الواردة للجهة المختصة وقيمة هذه
الطلبات وما هو منجز منها .
6) تقارير مقارنة المنجز من
المشتريات بالخطط والبرامج الزمنية المعدة من
الجهة المختصة وبيان مدى الالتزام أو الانحراف
عنها .
7) تقارير عن مدد تأخير توريد
اللوازم على ضبوطات الاستلام لإظهار مدى تقيد
الموردين بالمدد المقررة .
8) التقارير التي تظهر تاريخ
توريد اللوازم ومقارنته مع تاريخ تسلم اللوازم
للتأكد من أن الاستلام أو الرفض من قبل لجان
الاستلام، تم خلال المدد المذكورة في نظام
اللوازم ومدى الخروج عن هذه المدد .
9) التقارير الصادرة عــن
الجهات الرقابية (ديوان المحاسبة ، ووحدات
الرقابة الداخلية) التي تظهر مدى تقيد لجان
الاستـلام بالمـدد المحــددة أو عدمه .
10) تقارير الجهات الرقابية
(ديوان المحاسبة ووحدات الرقابة الداخلية) عن
مدى إلتزام الدوائر بسلامة المستودعات
وملاءمتها للمخزون .
11) تقارير لجان التدقيق
والتفتيش والجرد .
12) تقارير الجهات المختصة
عند طلب استبدال أو شطب أي لوازم والتي تبين
مدد استخدام اللوازم ومقارنتها مع عمرهــا
التشغيلــي المتعارف عليه .
13) سجل أو ملف الآلة أو
الجهاز أو الآلية متضمناً كلفة
الإدامة.........إلخ .
14) عدد الموظفين المشاركين
في الدورات والندوات وورش العمل منسوباً إلى
عدد الموظفين التنفيذيين .
15) عدد الدورات والندوات
وورش العمل المتعلقة بإدارة اللوازم .
16) تقارير رؤساء الأقسام حول
مدى تنمية معارف ومهارات العاملين .
17) مدى الالتزام بشروط الوصف
الوظيفي لكل وظيفة من حيث المؤهلات والخبرات
.
18) تقارير الجهات المنظمة
للدورات والندوات وورش العمل حول فاعلية
المشاركين فيها .
19) تقارير لجان الجرد
والتفتيش حول مدى التزام الدوائر بعناصر
السياسة العامة لإدارة اللوازم .
20)
عدد مرات جرد المستودعات من
قبل الدوائر المستفيدة أو من قبل دائرة
اللوازم العامة بالتعاون مع ديوان المحاسبة .
21) عدد تقارير أمين المستودع
السنوية عن مخزون المستودع .
